Genel Yönetim Bilişim Teknikleri Bilgi Kavramlar Bilgi Kavramlar ı ı Ö Ö ğ ğ r r .G .G ö ö r. Adil r. Adil Ç Ç OBAN OBANVeri ve Bilgi Veri ve Bilgi Bilgi kelimesi Bilgi kelimesi TDK TDK’ ’n nı ın n kurumsal sitesinde kurumsal sitesinde “ “insan akl insan aklı ın nı ın erebilece n erebileceğ ği olgu, ger i olgu, gerç çek ve ek ve ilkelerin b ilkelerin bü üt tü ün nü” ü” olarak tarif edilmektedir. olarak tarif edilmektedir. Veri ise Veri ise “ “bir ara bir araş şt tı ırman rmanı ın, bir tart n, bir tartış ışman manı ın, n, bir muhakemenin temeli olan ana bir muhakemenin temeli olan ana ö öge ge, , muta, done muta, done” ” ş şeklinde tan eklinde tanı ımlanm mlanmış ışt tı ır. r. Bilgi i Bilgi iç çin i in iş şlenmi lenmiş ş veri ifadesini kullanmakta veri ifadesini kullanmakta m mü ümk mkü ünd ndü ür. r. Bir ba Bir baş şka ifadeyle bilgi; karar vermede ka ifadeyle bilgi; karar vermede faydal faydalı ı olacak olacak ş şekilde verinin ekilde verinin d dö ön nü üş şt tü ür rü ülmesi ve analiz edilmesiyle lmesi ve analiz edilmesiyle anlaml anlamlı ı hale getirilmesidir. hale getirilmesidir.Bilginin Karakteristikleri Bilginin Karakteristikleri Bilginin do Bilginin do ğ ğ rulu rulu ğ ğ u ve u ve do do ğ ğ rulanabilirli rulanabilirli ğ ğ i: i: Bilginin do Bilginin do ğ ğ ruluk ruluk kalitesi onun hatadan ba kalitesi onun hatadan ba ğı ğı ms ms ı ı z olma z olma derecesine ba derecesine ba ğ ğ l l ı ı d d ı ı r ve bilgi aksi r ve bilgi aksi ortaya konmad ortaya konmad ı ı k k ç ç a do a do ğ ğ ru kabul ru kabul edilir. edilir. Bilgi do Bilgi do ğ ğ rulu rulu ğ ğ u bilinen di u bilinen di ğ ğ er bilgilerle er bilgilerle mukayese edilerek do mukayese edilerek do ğ ğ rulanabilir. rulanabilir. Do Do ğ ğ rulama, bilgiyi izleyerek orijinal rulama, bilgiyi izleyerek orijinal kayna kayna ğ ğ a eri a eri ş ş mektir. Bilgi, mektir. Bilgi, do do ğ ğ rulu rulu ğ ğ undan emin olmak i undan emin olmak i ç ç in in kontrol edilebilmelidir. kontrol edilebilmelidir.Bilginin Karakteristikleri Bilginin Karakteristikleri Bilginin taml Bilginin taml ığı ığı : : Bilgi tamamen Bilgi tamamen do do ğ ğ rulanabilir veya do rulanabilir veya do ğ ğ ru olabilir ru olabilir ancak tam olmayabilir. Bir karar ancak tam olmayabilir. Bir karar vericiye sa vericiye sa ğ ğ lanan bilginin miktar lanan bilginin miktar ı ı ile ile onun taml onun taml ığı ığı aras aras ı ı nda herhangi bir nda herhangi bir ili ili ş ş ki yoktur. Fayda/ maliyet analizi, ki yoktur. Fayda/ maliyet analizi, karar verme prosesinde bilginin tam karar verme prosesinde bilginin tam olarak dikkate al olarak dikkate al ı ı nmas nmas ı ı n n ı ı n n ö ö nemine nemine iyi bir iyi bir ö ö rnektir. Fayda bilgisi tam ve rnektir. Fayda bilgisi tam ve maliyet bilgisi eksikse bu durum karl maliyet bilgisi eksikse bu durum karl ı ı olmayan bir projenin kabul olmayan bir projenin kabul edilmesine sebep olabilir. edilmesine sebep olabilir.Bilginin Karakteristikleri Bilginin Karakteristikleri Bilginin Zamanl Bilginin Zamanl ı ı l l ığı ığı : : Bilgi kendisine Bilgi kendisine ihtiya ihtiya ç ç duyuldu duyuldu ğ ğ unda haz unda haz ı ı r olmal r olmal ı ı d d ı ı r. r. Bilgi do Bilgi do ğ ğ ru olmas ru olmas ı ı na ra na ra ğ ğ men men zaman zaman ı ı nda elde edilmemi nda elde edilmemi ş ş se, se, y y ö ö netici i netici i ç ç in fazla bir anlam ifade in fazla bir anlam ifade etmeyecektir. etmeyecektir. Ö Ö rne rne ğ ğ in;m in;m ü ü ş ş teri 250 teri 250 adet g adet g ö ö lek almak istiyor ve g lek almak istiyor ve g ö ö nderip nderip g g ö ö nderemeyece nderemeyece ğ ğ inizi soruyor olsun. inizi soruyor olsun. Y Y ö ö netici o anda elindeki g netici o anda elindeki g ö ö mleklerin mleklerin say say ı ı s s ı ı n n ı ı bilmesi gerekir. bilmesi gerekir. Ö Ö nceki nceki zamanlara ait ti zamanlara ait ti ş ş ö ö rt say rt say ı ı s s ı ı y y ö ö netici netici i i ç ç in anlams in anlams ı ı zd zd ı ı r. r.Bilginin Karakteristikleri Bilginin Karakteristikleri Bilginin Ekonomikli Bilginin Ekonomikli ğ ğ i: i: Bilginin Bilginin sa sa ğ ğ lanmas lanmas ı ı nda belirli bir maliyeti nda belirli bir maliyeti vard vard ı ı r. Karar vericiler; bilginin r. Karar vericiler; bilginin maliyeti ile sa maliyeti ile sa ğ ğ lad lad ığı ığı de de ğ ğ er er aras aras ı ı ndaki dengeyi olu ndaki dengeyi olu ş ş turmak turmak durumundad durumundad ı ı r. r. Ü Ü retmesi retmesi beklenen de beklenen de ğ ğ erden daha erden daha pahal pahal ı ı ya mal olan bilgi ekonomik ya mal olan bilgi ekonomik de de ğ ğ ildir. ildir.Bilginin Karakteristikleri Bilginin Karakteristikleri Bilginin Sadeli Bilginin Sadeli ğ ğ i: i: Bilgi Bilgi olabildi olabildi ğ ğ ince sade, ince sade, ö ö zet hainde zet hainde olmal olmal ı ı d d ı ı r. Karma r. Karma şı şı k ve detayl k ve detayl ı ı bilgiden kesinlikle ka bilgiden kesinlikle ka ç ç ı ı n n ı ı lmal lmal ı ı d d ı ı r. r. Bilginin kapsam Bilginin kapsam ı ı b b ü ü y y ü ü d d ü ü k k ç ç e, e, a a şı şı r r ı ı bilgi y bilgi y ü ü klenmesi meydana klenmesi meydana gelecektir. Bu bilgiler aras gelecektir. Bu bilgiler aras ı ı ndan ndan ger ger ç ç ekten ekten ö ö nemli olan bilginin nemli olan bilginin ç ç ekilmesi karar verici a ekilmesi karar verici a ç ç ı ı s s ı ı ndan ndan hi hi ç ç kolay olmayacakt kolay olmayacakt ı ı r. r.Bilginin De Bilginin De ğ ğ eri eri Bilginin de Bilginin değ ğeri, organizasyonun ama eri, organizasyonun amaç ç ve ve hedeflerine ula hedeflerine ulaşı şılmas lması ında bilginin karar vericiye nda bilginin karar vericiye nas nası ıl yard l yardı ımc mcı ı oldu olduğ ğuyla do uyla doğ ğrudan ba rudan bağ ğlant lantı ıl lı ıd dı ır. r. Bilginin de Bilginin değ ğeri genellikle, bilginin neden oldu eri genellikle, bilginin neden olduğ ğu u karar de karar değ ği iş şikli ikliğ ğinin sa inin sağ ğlad ladığı ığı yararla, bilginin yararla, bilginin maliyeti aras maliyeti arası ındaki farka e ndaki farka eş şit olarak ifade it olarak ifade edilmektedir. edilmektedir. Karar verme durumunda, teorik olarak sonsuz Karar verme durumunda, teorik olarak sonsuz miktarda bilgiye ihtiya miktarda bilgiye ihtiyaç ç duyulur. Ancak karar duyulur. Ancak kararı ı do doğ ğrudan etkileyenlerin d rudan etkileyenlerin dışı ışındaki bilgilerin faydalar ndaki bilgilerin faydaları ı giderek azal giderek azalı ırken, genellikle maliyetleri artmaktad rken, genellikle maliyetleri artmaktadı ır. r. Bu nedenle karar vericiler, hangi bilgiye ihtiya Bu nedenle karar vericiler, hangi bilgiye ihtiyaç ç duyduklar duydukları ın nı ı belirler ve bu bilgiyi derlerler. belirler ve bu bilgiyi derlerler.Sistem ve Sistem Yakla Sistem ve Sistem Yakla şı şı m m ı ı Bir bilgi sistemi, sistem teorisinin Bir bilgi sistemi, sistem teorisinin genel prensiplerini genel prensiplerini uygulayabilece uygulayabilece ğ ğ imiz bir sistemdir. imiz bir sistemdir. Sistem: bir s Sistem: bir s ı ı n n ı ı r i r i ç ç erisinde erisinde birbirleriyle etkile birbirleriyle etkile ş ş im i im i ç ç inde bulunan inde bulunan ve ortak bir amaca y ve ortak bir amaca y ö ö nelmi nelmi ş ş olan olan ö ö geler geler toplulu toplulu ğ ğ udur. udur. Sistem Sistem ö ö geleri geleri ; sistemde, aralar ; sistemde, aralar ı ı nda nda etkile etkile ş ş im olan birimlerdir. im olan birimlerdir. Sistemin toplam Sistemin toplam ç ç ı ı kt kt ı ı s s ı ı , her bir alt , her bir alt sistemin sistemin ç ç ı ı kt kt ı ı s s ı ı ndan de ndan de ğ ğ er olarak er olarak daha b daha b ü ü y y ü ü kt kt ü ü r. r.Sistem ve Sistem Yakla Sistem ve Sistem Yakla şı şı m m ı ı Sistem s Sistem s ı ı n n ı ı r r ı ı ; Bir sistemi ; Bir sistemi di di ğ ğ erlerinden ya da erlerinden ya da ç ç evreden ay evreden ay ı ı ran ran aland aland ı ı r. Sistemin s r. Sistemin s ı ı n n ı ı rlar rlar ı ı i i ç ç erisinde erisinde kalan elemanlar, sistemin d kalan elemanlar, sistemin d ışı ışı na na g g ö ö re daha kolay de re daha kolay de ğ ğ i i ş ş tirilebilir ve tirilebilir ve kontrol edilebilir. kontrol edilebilir. Sistem Sistem ç ç evresi; Sistem taraf evresi; Sistem taraf ı ı ndan ndan kontrol edilemeyen ve sistem s kontrol edilemeyen ve sistem s ı ı n n ı ı r r ı ı d d ışı ışı nda kalan her nda kalan her ş ş eydir. eydir. Ç Ç evre, evre, girdi, girdi, ç ç ı ı kt kt ı ı ya da proses de ya da proses de ğ ğ ildir ildir ancak sistemin ancak sistemin ç ç al al ış ış mas mas ı ı n n ı ı etkiler. etkiler.Sistem ve Sistem Yakla Sistem ve Sistem Yakla şı şı m m ı ı Sistemin girdileri; Sistemin girdileri; ç ç evreden sisteme evreden sisteme verilen enerjilerdir. Sistem taraf verilen enerjilerdir. Sistem taraf ı ı ndan ndan talep edilen ve sistem taraf talep edilen ve sistem taraf ı ı ndan ndan y y ö ö nlendirilen kaynaklar sistemin nlendirilen kaynaklar sistemin girdilerini olu girdilerini olu ş ş tururlar. tururlar. Sistemin Sistemin ç ç ı ı kt kt ı ı lar lar ı ı ; Sistemden d ; Sistemden d ış ış ar ar ı ı ya ya verilen enerjilerdir. Sistemin verilen enerjilerdir. Sistemin faaliyetleri sonucu ortaya faaliyetleri sonucu ortaya ç ç ı ı kan kan ü ü r r ü ü nler sistemin nler sistemin ç ç ı ı kt kt ı ı lar lar ı ı n n ı ı olu olu ş ş turur. turur.Sistem ve Sistem Yakla Sistem ve Sistem Yakla şı şı m m ı ı Sistemin Sistemin aray aray ü ü z z ü ü ; ; İ İ ki sistemin ki sistemin s s ı ı n n ı ı rlar rlar ı ı n n ı ı ay ay ı ı ran aland ran aland ı ı r. Bir sistemin r. Bir sistemin ç ç ı ı kt kt ı ı lar lar ı ı n n ı ı n di n di ğ ğ er bir sisteme er bir sisteme aktar aktar ı ı ld ld ığı ığı ortamd ortamd ı ı r. r. Ö Ö rne rne ğ ğ in, bir in, bir vergi m vergi m ü ü kellefi ve Maliye kellefi ve Maliye Bakanl Bakanl ığı ığı ’ ’ n n ı ı n ilgili vergi dairesini n ilgili vergi dairesini d d ü ü ş ş ü ü nelim. Bunlar iki ayr nelim. Bunlar iki ayr ı ı sistemdir. sistemdir. Vergi m Vergi m ü ü kellefi, vergi beyannamesini kellefi, vergi beyannamesini PTT ile g PTT ile g ö ö nderdi nderdi ğ ğ inde, PTT bu iki inde, PTT bu iki sistem aras sistem aras ı ı nda bir nda bir aray aray ü ü z z olu olu ş ş turmaktad turmaktad ı ı r. r.Sistem ve Sistem Yakla Sistem ve Sistem Yakla şı şı m m ı ı Sistem geri beslemesi; sistem Sistem geri beslemesi; sistem ç ç ı ı kt kt ı ı s s ı ı n n ı ı n bir standart ile kontrol n bir standart ile kontrol edildi edildi ğ ğ i, e i, e ğ ğ er fark tespit er fark tespit edilmi edilmi ş ş se girdinin de se girdinin de ğ ğ i i ş ş tirilerek tirilerek bu fark bu fark ı ı n giderildi n giderildi ğ ğ i bir prosestir. i bir prosestir.Sistem ve Sistem Yakla Sistem ve Sistem Yakla şı şı m m ı ı Problem Problem çö çözmede sistemlerin kullan zmede sistemlerin kullanı ım mı ı Orijinal problem al Orijinal problem alı ın nı ır ve k r ve küçü üçük alt problemler k alt problemler k kü ümesine ayr mesine ayrış ışt tı ır rı ıl lı ır. Her bir alt problem, r. Her bir alt problem, çö çöz zü ülebilecek kadar k lebilecek kadar küçü üçük olana kadar k olana kadar ayr ayrış ışt tı ırma i rma iş şlemine devam edilir. lemine devam edilir. Her bir ba Her bir bağı ğıms msı ız alt problemin z alt problemin çö çöz zü üm mü ü form formü üle le edilir. edilir. Alt problemlerin Alt problemlerin çö çöz zü üm k m kü ümesi, komple bir birim mesi, komple bir birim i iç çerisinde birle erisinde birleş ştirilir. tirilir. Orijinal problem i Orijinal problem iç çin komple bir in komple bir çö çöz zü üm m ger gerç çekle ekleş ştirilir. tirilir. Çö Çöz zü üm mü ün do n doğ ğrulu ruluğ ğu kontrol edilir. u kontrol edilir. Bu yakla Bu yaklaşı şım m “ “par parç çala ve fethet ala ve fethet” ” olarak da bilinir. olarak da bilinir.Sistem ve Sistem Yakla Sistem ve Sistem Yakla şı şı m m ı ı Sistem yakla Sistem yaklaşı şım mı ıyla bilgi sistemi olu yla bilgi sistemi oluş şturma: turma: Herhangi bir karma Herhangi bir karmaşı şık sistem, bilgiyi k sistem, bilgiyi payla paylaş şmak zorunda olan ilgili alt mak zorunda olan ilgili alt sistemlerden olu sistemlerden oluş şmaktad maktadı ır. Bir alt sistem, r. Bir alt sistem, sistem d sistem dışı ışından sa ndan sağ ğlanan bilgilerin lanan bilgilerin i iş şlenmesi ve kaydedilmesi i lenmesi ve kaydedilmesi iç çin bir bilgi in bir bilgi sistemine ihtiya sistemine ihtiyaç ç duyar. duyar. Bir bilgi sisteminin olu Bir bilgi sisteminin oluş şturulmas turulması ında sistem nda sistem yakla yaklaşı şım mı ı, bilgi sisteminin, alt sistemlerin , bilgi sisteminin, alt sistemlerin hiyerar hiyerarş şik bir d ik bir dü üzen zen ş şeklinde ele al eklinde ele alı ınmas nması ı anlam anlamı ındad ndadı ır. Bilgi sistemi olduk r. Bilgi sistemi oldukç ça k a küçü üçük k par parç çalara ayr alara ayrı ılmaktad lmaktadı ır. r.Y Y ö ö netim ve Karar Verme netim ve Karar Verme Fayol Fayol (1920) (1920) ’ ’ e g e g ö ö re yapt re yapt ığı ığı y y ö ö netimin i netimin i ş ş levleri; levleri; Planlama Planlama Ö Ö rg rg ü ü tleme tleme Y Y ö ö netme netme Denetleme DenetlemeY Y ö ö netim ve Karar Verme netim ve Karar Verme Y Y ö ö netsel roller; netsel roller; Ki Kiş şiler aras iler arası ı roller roller Sembolik Sembolik ba baş şkan rol kan rolü ü Lider rol Lider rolü ü Arac Aracı ı rol rolü ü Bilgisel roller Bilgisel roller Denetleyici rol Denetleyici rolü ü Yay Yayı ıc cı ı rol rolü ü S Sö özc zcü ü rol rolü ü Kararsal roller Kararsal roller Giri Giriş şimci rol imci rolü ü Kar Karışı ışıkl klı ık k d dü üzeltici rol zeltici rolü ü Kaynak da Kaynak dağı ğıt tı ıc cı ı rol rolü ü G Gö ör rü üş şmeci rol meci rolü üKarar verme seviyeleri Karar verme seviyeleri Stratejik karar verme seviyesi (stratejik planlama) Stratejik karar verme seviyesi (stratejik planlama) • • Ü Üst y st yö önetim netim • • Gelece Geleceğ ğe y e yö önelik ve belirsizlik y nelik ve belirsizlik yü üksek ksek • • Ama Amaç çlar ları ın belirlenmesi vb. n belirlenmesi vb. Taktik karar verme seviyesi(Y Taktik karar verme seviyesi(Yö önetsel Kontrol) netsel Kontrol) • • Orta seviye y Orta seviye yö önetim netim • • Stratejik seviyedeki kararlar Stratejik seviyedeki kararları ın yerine n yerine getirlimesi getirlimesi • • Kaynaklar Kaynakları ın tahsis edilmesi n tahsis edilmesi Operasyonel Operasyonel karar verme seviyesi ( karar verme seviyesi (Operasyonel Operasyonel Kontrol) Kontrol) • • Alt seviye y Alt seviye yö önetim netim • • Taktik seviyedeki kararlar Taktik seviyedeki kararları ın y n yü ür rü üt tü ülmesi lmesi • • Taktik seviyeyle aras Taktik seviyeyle arası ındaki temel farkl ndaki temel farklı ıl lı ık taktik k taktik seviyedeki kararlar daha seviyedeki kararlar daha ç çok ki ok kiş şilerle ilerle operasyonel operasyonel seviyede ise daha seviyede ise daha ç çok g ok gö örevlerle ilgilidir. revlerle ilgilidir.Karar Verme Prosesi Karar Verme Prosesi Ama Ama ç ç lar lar ı ı n belirlenmesi n belirlenmesi K K ı ı s s ı ı tlar tlar ı ı n tan n tan ı ı mlanmas mlanmas ı ı Alternatiflerin belirlenmesi Alternatiflerin belirlenmesi Uygun bilgilerin toplanmas Uygun bilgilerin toplanmas ı ı Alternatiflerin de Alternatiflerin de ğ ğ erlendirilmesi erlendirilmesi En uygun En uygun alternatifin alternatifin de de ğ ğ erlendirilmesi erlendirilmesi