Genel ve Teknik İletişim Genel ve Teknik İletişim Vize Notları 2011 Güz 1 GENEL VE TEKN İ K İ LET İ Ş İ M V İ ZE SINAV NOTLARI Kas ı m 2011 De ğ erli arkada ş lar, vize s ı nav ı n ı za çal ı ş ı rken her konu ile ilgili kendi örneklerinizle veya dersteki örnekleriyle dü ş ünmeniz s ı navda sizlere fayda sa ğ layacakt ı r. Dersimde ve di ğ er derslerinizin s ı navlar ı nda ba ş ar ı lar dilerim. Ö ğ r. Gör. Ömer Faruk ÖZGÜR BÖLÜM I İ LET İ Ş İ M NED İ R ? İ leti ş imle ilgili literatürde yakla ş ı k 200 e yak ı n tan ı m bulunmaktad ı r . ? Baz ı ileti ş im tan ı mlar ı ş öyledir : ? Dü ş üncenin sözel olarak kar ş ı dakilerle de ğ i ş toku ş u. ? İ ki ki ş inin birbirini anlamas ı , insan ı n kar ş ı dakine kendisini anlatabilmesi. ? Duygular ı n, bilgi ve becerilerin aktar ı lma süreci. ? Kaynaktan ç ı kt ı ktan sonra iletiyi alan için bir uyaran olan davran ı ş . ? Kayna ğı n kar ş ı taraf ı etkilemeyi amaçlayan davran ı ş ı . ? Duygu, dü ş ünce, ya da bilgilerin usa gelebilecek her t ürlü yolla ba ş kalar ı na ? aktar ı lmas ı ( TDK ) Mesaj al ı p gönderme, kar ş ı l ı kl ı anlam al ı ş veri ş i, payla ş ı m ı d ı r. ? Kaynak ve al ı c ı aras ı nda, bir kanal arac ı l ığı yla anla ş ı labilir mesajlar ı n al ı n ı p ? yollanmas ı sanat ı d ı r. İ leti ş im, bilginin, fikirlerin, duygunun, becerinin vb ’ nin simgeler kullan ı larak ? iletimidir. ( Berelson ve Steiner, 1964 ) İ leti ş im anlam arama çabas ı d ı r; insan ı n ba ş latt ığı , kendisini ve çevresini ? yönlendirecek ve de ğ i ş im ihtiyac ı n ı kar ş ı layacak ş ekilde uyar ı lar ı ay ı rt etmeye ve örgütlemeye çal ı ş t ığı üretken bir edimdir( Barnlund, 1968 ). İ leti ş im esas olarak simgeler arac ı l ığı yla bir ki ş iden ya da gruptan di ğ erine ( ? veya di ğ erlerine ) bilginin, fikirlerin, tutumlar ı n veya duygular ı n iletimidir. İ leti ş im sayesinde dünyay ı anlaml ı k ı ld ığı m ı z ve bu anlam ı ba ş kalar ı yla ? payla ş t ığı m ı z insani bir süreçtir( Masterson. Beebe ve Watson, 1983). İ leti ş im beraberlik, anla ş ma, payla ş mad ı r. ? Communication kavram ı köken olarak “ com ” “ile” “ ile beraber ” anlam ı na ? gelen kelime ve “ union” “birlik ” anlam ı na gelen iki k ökün birle ş mesi ile “ communication” “ile birle ş me” veya “ile beraberlik ” anlam ı n ı ta ş ı r. 2 Ayn ı kökten “community ( cemaat) ” ve “communion ( Cemaatle birle ş me) ” kavramlar ı da gelir. İ leti ş im bir süreçtir. ? Süreç zaman ve yer i çinde mesaj g öndericilerini ve al ı c ı lar ı n ı ba ğ lama ? hizmetini gören faaliyettir( Dillman 1999). Sosyal psikolojide ileti ş im: sosyal içinde ya ş ayan psikolojik bireyin kendini ve ? d ı ş ı n ı alg ı lamas ı ve kar ş ı l ı kl ı etkile ş imde kendin i ifade etmesi ile anlamland ı r ı l ı r. İ LET İ Ş İ MLE İ LG İ L İ GENEL B İ LG İ LER İ leti ş im mesaj gönderme ve alma sistemidir. ? İ leti ş im sistemi ş u ö ğ elerden olu ş ur: ? Gönderici / Kaynak ? Al ı c ı / Hedef ? Kanal ? Gürültü ? Sinyal / Mesaj ? İ leti ş imde geri besleme ( feedback) vard ı r. ? Geri beslemesiz ileti ş im olmaz. İ leti ş im geriye döndürülemez. ? İ leti ş im s ürekli ileriye do ğ ru bir durumdan di ğ erine gider. İ leri do ğ ru akar. Geri döndürülemez. İ leti ş memek mümkün de ğ ildir. ? İ nsan ı n ileti ş im kurmamas ı mümkün de ğ ildir. İ LET İ Ş İ M İ N AMACI İ leti ş imin temel amac ı “Varolma” d ı r. ? Bilgilendirmek ? Olumlu izlenim olu ş turma ? Eyleme geçirme ? Birlik, beraberlik sa ğ lama ? Sosyal olarak ki ş inin kendini gerçekle ş tirmesi ,sosyalle ş mesi. ?3 TEMEL İ LET İ Ş İ M VARSAYIMLARI İ leti ş im kurmamak olanaks ı zd ı r. ? İ leti ş imin içerik ve ili ş ki düzeyi vard ı r. “Ne yap ı yon? ” ile “Ne yap ı yorsunuz ?” ? içerik ayn ı d ı r, fakat ili ş ki düzeyleri farkl ı d ı r. Mesaj al ı ş veri ş indeki dizisel yap ı n ı n kendi ba ş ı na bir anlam ı vard ı r. ? Mesajlar sözlü ve sözsüz iki tiptir. ? İ leti ş im kuran ki ş iler ya e ş it ya e ş it olmayan ili ş kiler içindedir. ? İ LET İ Ş İ M Ö Ğ ELER İ İ leti ş imin temel ö ğ eleri ş öyle s ı ralanabilir. ? Kaynak – Mesaj – Al ı c ı ? Kayna ğı n sorumluluklar ı ? Al ı c ı ya uygun, aç ı k, kolay, anla ş ı l ı r mesaj yollamak. a) Mesaj ı en etkin kanalla yollamak b) Geri bildirimleri do ğ ru almak c) Mesaj / İ leti ? Her mesaj bir anlam ta ş ı r. Temelde üç unsur vard ı r. ? Söz ( % 7) , Ses ( % 38 ) , Beden Dili ( % 55 ) ? Al ı c ı ? Mesaj ı alan hedef varl ı ktı r. ? Al ı c ı n ı n be ş temel eylemi vard ı r. Alma, anlama, kabul,eylem ve geri bildirim. ? İ LET İ Ş İ M SÜREC İ İ leti ş im sürecinin temel a ş amalar ı ş öyle s ı ralanabilir. ? a ) Bilgi, duygu , dü ş üncenin tan ı mlanmas ı b ) Göndericinin kodlamas ı c ) Gönderme d ) Al ı c ı ve mesaj ı alma e ) Kod çözümü f ) Eylem4 g ) Tepki ( geri bildirim ) BA Ş ARILI MESAJ GÖNDERMEN İ N A Ş AMALARI Ba ş ar ı l ı mesaj göndermenin 3 temel a ş amas ı vard ı r. ? 1 ) Mesaj ı n haz ı rlanmas ı 2 ) Mesaj ı n iletilmesi 3 ) Mesaj ı n anla ş ı ld ığı n ı n teyidi Mesaj ı n haz ı rlanmas ı ? Mesaj ı n haz ı rlanmas ı nda a ş ağı daki ilkelere azami d üzeyde özen ? gösterilmelidir. Ne elde etmek istiyorum ? ? Neden yap ı lmal ı ? ? Ne zaman yap ı lmal ı ? ? Nas ı l yap ı lmal ı ? ? Nerede yap ı lmal ı ? ? Kim yapmal ı ? ? YAZILI İ LET İ Ş İ MDE MESAJIN HAZIRLANMASI Durum ( Mevcut Durumu aç ı klay ı n ) ? Sonuç ( Olaylar ı n geli ş imi ve bundan do ğ an varsa sorun vb aç ı klay ı n) ? Karar ( Konu ile ilgili olanakl ı bir çözüm önerin ) ? Eylem ( Ki ş inin yapaca ğı veya yapmas ı n ı istedi ğ iniz ş eyi yaz ı n. ? Nezaket ( Mektubu gönderen ki ş iye/ kuruma kar ş ı k ı zg ı n dahi olsan ı z olgulara ? odaklan ı n ı z. ) Örnek olay : Bir firma ile çal ı ş ı rken zaman ı nda yap ı lmas ı gereken ödeme ? yap ı lmad ı , ş irketiniz bundan zarar gördü, bu konunun telafi edilmesine ili ş kin talebinizi yukar ı daki kurallara göre nas ı l bir mesajla iletirsiniz ? MESAJIN İ LET İ LMES İ A Ş AMASI Mesaj ı n iletilmesi a ş amas ı nda yap ı lmas ı gerekenler Al ı c ı mesaj ı almaya haz ı r m ı ? Dikkat çekildi mi ? a) Konusu özetlenmeli b)5 Hedef taraf ı ndan kabul edilecek ş ekilde olmal ı c) Konu hakk ı nda temel bilgi d) Konunun al ı c ı için önemi aç ı klamal ı e) Konunun hedef için yarar ı ne / nerede kullanacak f) Al ı c ı ya do ğ rudan iletilmelidir g) Beden dili ile desteklenmeli h) Sonunda geri bildirim istenmeli i) MESAJIN ALINDI Ğ ININ TEY İ D İ Geri bildirim esnas ı nda dikkat edilmesi gerekenler ? Geri bildirim kar ş ı dakine yararl ı olacak m ı ? ? Sevgi dilinde konu ş un. İ leti ş im ba ğ kurmakt ı r. ? Ki ş iyi d avran ı ş ı ndan ay ı r ı n. Davran ı ş lar üzerinde konu ş un. Ki ş iyi ? yarg ı lamay ı n. “ Sen ” mesajlar ı yerine “ ben ” mesajlar ı kullan ı n. ? İ nsanlara bir ş ey yapamayacaklar ı konusunda geri bildirim yapmay ı n. ? İ LET İ Ş İ M SÜREC İ 6 İ LET İ Ş İ M TÜRLER İ Yönüne Göre İ leti ş im Türleri 1) Tek Yönlü İ leti ş im 2 ) Çift Yönlü İ leti ş im Düzeylerine Göre İ leti ş im Türleri 1 ) Toplumun tümünü içeren düzey ? 2 ) Örgütsel düzey ? 3 ) Gruplar aras ı düzey ? 4 ) Ki ş ileraras ı düzey ? 5 ) Ki ş isel düzey ? Grup içi ili ş kilerinin yap ı s ı na göre ileti ş im türleri 1 ) Informel İ leti ş im 2 ) Formel İ leti ş im ( Dikey / Yatay / Çapraz İ leti ş im ) veya Formel ( Yukar ı dan a ş a ğı ya – A ş ağı dan yukar ı ya / Yatay / Çapraz ) Kullan ı lan İ leti ş im Kanal ı na / Arac ı na Göre İ leti ş im 1 ) Görsel İ leti ş im 2 ) Yaz ı l ı İ leti ş im Zaman ve Mekan İ tibariyle İ leti ş im 1 ) Yüz yüze ileti ş im ? 2 ) Uzaktan İ leti ş im ? Kullan ı lan Kodlara Göre İ leti ş im 1 ) Sözlü İ leti ş im ? 2 ) Sözsüz ( Beden Diliyle İ leti ş im ) ? 3 ) Yaz ı l ı İ leti ş im ? Kullan ı lan Teknolojiye Göre İ leti ş im 1 ) Kablolu İ leti ş im 2 ) Kablosuz ileti ş im ) Uydu İ le İ leti ş im 37 TEK YÖNLÜ İ LET İ Ş İ M Al ı c ı dan kayna ğ a geri dönü ş zay ı ft ı r. ? Genellikle yukar ı dan a ş a ğı ya ileti ş im görülür. ? Ç İ FT YÖNLÜ İ LET İ Ş İ M Al ı c ı dan kayna ğ a geri dönü ş kuvvetlidir. ? Çift yönlü ileti ş imde kaynak ve al ı c ı / hedef rollerini de ğ i ş tirirler. ? Tek ve Çift Yönlü İ leti ş imin Kar ş ı la ş t ı r ı lmas ı ? Tek yönlü ileti ş im, daha h ı zl ı d ı r. ? Çift yönlü ileti ş imde, daha sa ğ l ı kl ı ileti ş im kurulur. ? Çift yönlü ileti ş imde, hedef güven duygusu içindedir. ? Çift yönlü ileti ş im, gürültü ve d ı ş etkilere daha fazla maruz kal ı r. ? Çift yönlü ileti ş im, daha demokratiktir. TOPLUMSAL İ LET İ Ş İ M Amaçlar ı ; toplumu bilgilendirme, bir konuyu anlatma, birilerini suçlama ? veya koruma gibi durumlarda da görülür. Kitle ileti ş im araçlar ı öncesi, a ğı zdan a ğı za, kulaktan kula ğ a vb ? Sonra gazete, radyo, televizyon, internet vb kullan ı l ı r oldu. ? ÖRGÜTSEL İ LET İ Ş İ M Hem örgüt içinde, hem de örgüt d ı ş ı nda ve di ğ er örgütlerle ileti ş im ? GRUPLAR ARASI İ LET İ Ş İ M İ ki veya daha fazla ki ş iden olu ş an gruplar ı n aras ı ndaki ileti ş im ? K İ Ş İ LER ARASI İ LET İ Ş İ M İ ki veya daha fazla ki ş inin birbiri ile ileti ş imi ? K İ Ş İ SEL İ LET İ Ş İ M / KEND İ S İ YLE İ LET İ Ş İ M Kendi iç dünyas ı na yönelme, ? Kendini tan ı ma ve anlama ?8 INFORMEL ( RESM İ OLMAYAN ) İ LET İ Ş İ M Formel ileti ş imin yan ı nda , alternatif bir ileti ş im alan ı d ı r. ? Dedikodu ve söylenti ş eklinde ? FORMEL ( RESM İ ) İ LET İ Ş İ M TÜRLER İ A ) Yukar ı dan A ş a ğı ya İ leti ş im Hiyerar ş ik yap ı içinde, emir komuta zinciri, üstlerden astlara Genellikle yaz ı l ı ileti ş im kullan ı l ı r B ) A ş a ğı dan Yukar ı ya İ leti ş im : Çal ı ş anlar ı n üstleriyle, yaz ı l ı veya sözlü ileti ş ime geçmesi Yukar ı ya do ğ ru ileti ş imde baz ı engeller: a) Üst yönetime kolayca ula ş amama b ) Bilgilerin farkl ı la ş mas ı c ) Yöneticinin bu ileti ş im tipine kar ş ı olmas ı d ) Çal ı ş anlar ı n statüleri e ) İ ş letmenin gelenekleri C ) Yatay İ leti ş im Ayn ı statüdeki ki ş ilerle ileti ş im. D ) Çapraz İ leti ş im Mesaj do ğ rusal yönde de ğ il, çapraz olarak akmaktad ı r. GÖRSEL İ LET İ Ş İ M Televizyon, internet gibi araçlarla yap ı lan ileti ş im YAZILI İ LET İ Ş İ M Yaz ı yoluyla kurulan ileti ş im YÜZ YÜZE İ LET İ Ş İ M Ki ş ilerin arac ı s ı z olarak yüz yüze ileti ş im kurmalar ı Geri besleme daha yüksek ve h ı zl ı olur UZAKTAN İ LET İ Ş İ M Teknolojik arac ı larla kurulan ileti ş im9 Telefon, e posta , internet gibi araçlar kullan ı lmaktad ı r. SÖZLÜ İ LET İ Ş İ M Sözel unsurlar ı n kullan ı ld ığı ileti ş im. ? E posta, mektup, dergi vb ile ileti ş im. ? SÖZSÜZ BEDEN D İ L İ YLE İ LET İ Ş İ M Jest, mimikler yard ı m ı yla ileti ş im ? YAZILI İ LET İ Ş İ M Yaz ı arac ı l ığı yla kurulan ileti ş im ? KULLANILAN TEKNOLOJ İ YE GÖRE Kablolu / Telli İ leti ş im : Birden fazla ileti ş im a rac ı n ı n kabloyla birbirine ? ba ğ lanmas ı ile ileti ş im Kablosuz / Telsiz ileti ş im : Cep telefonu ? Uydu İ le ileti ş im : ? Uydu araçlar ı kullan ı larak gerçekle ş tiren ileti ş im ? BÖLÜM II İ LET İ Ş İ M ENGELLER İ F İ Zİ KSEL ORTAMDAN KAYNAKLANAN ENGELLER ? BOZUK ORGAN İ ZASYON ( İ ş letmelerdeki a ş ı r ı hiyerar ş ik yap ı ) ? S İ STEM İ N YETERS İ ZL İĞİ ve UYGUN OLMAYAN F İ Zİ KSEL KO Ş ULLAR ? Örne ğ in aç ı k hava, havas ı zl ı k, gürültü, çok kalabal ı k ortam, çok veya az ı ş ı k, rahat olmayan oturma yeri K İ Ş İ SEL ENGELLER ? KONU Ş MACIDAN KAYNAKLANAN ENGELLER 1 ) Amac ı bilinmeyen ve iyi haz ı rlanmam ı ş konu ş ma 2 ) Eksik bilgi, yanl ı ş anlam veya eksik mesaj 3 ) Al ı c ı ya uygun olmayan konu ş ma 4 ) Bozuk ses, monoton sunu ş 5 ) Önyarg ı lar, dinleyiciyi küçümseme 6 ) İ nand ı r ı c ı l ığı olmayan gönderici 7 ) Eksik beden dili kullan ı m ı , rahats ı z edici giyim10 8 ) Söz hakk ı vermemek 9 ) Stres, aş ı r ı heyecan, çok yorgunluk D İ NLEY İ C İ DEN KAYNAKLANAN ENGELLER 1 ) Haz ı rl ı ks ı z, ilgisiz dinleme 2 ) Bilgi ve dü ş ünce eksikli ğ i 3 ) Önyarg ı l ı dinleme 4 ) Geri bildirim yapmama, soru sormama 5 ) Yetersiz alg ı lama, yanl ı ş yorumlama 6 ) Dikkat eksikli ğ i 7 ) Rahat olmayan giyim, görünüm 8 ) Fizyolojik durum, yorgunluk ANLAMSAL ENGELLER Dilin iyi kullan ı lmamas ı sonucu olu ş ur. Kodlama ve kod çözümü s ı ras ı nda ortaya ç ı kar. Sözler kültür ve çevre ile anlam kaz ı n ı rlar. Örnek : “ Ka ç torunun var hikayesi ? ” Örnek : “ İ t k ı rkma hikayesi” MESAJDAN KAYNAKLANAN ENGELLER Eksik tam olmayan bir mesaj ( 5N 1 K kural ı ) ? Mesaj ı n al ı c ı ya uyarlanmamas ı ( Ki ş iye göre konu ş ma kural ı ) ? Mesaj ı n iletiminde yanl ı ş kanal seçimi ( İ ş itme engeli olana konu ş ma) ? D İĞ ER İ LET İ Ş İ M ENGELLER İ a ) AMACIN B İ L İ NMEMES İ ( Ne ? Niçin ? Nas ı l yap ı lacak ? ) B ) Geçmi ş ya ş amda ORTAK YANLARIN OLMAMASI C ) ÖNYARGILAR ve güvensizlik “ Erkekler zekidir ” “ K ı sa boylulardan kork” D ) B İ LG İ EKS İ KL İĞİ ve anlam farkl ı l ı klar ı11 “ Sat ı l ı k Kartal ilan ı ” “ Fili tan ı ma hikayesi ” E ) ORTAK B İ R D İ L İ N kullan ı lmamas ı “ Yanl ı ş kelime seçimi” “Yanl ı ş ve eksik imla kullan ı m ı ” F ) FARKLI İ LG İ ve ihtiyaçlar “ Konuya az ilgi ileti ş imi engeller” G ) SOYUT KAVRAMLARIN fazla kullan ı m ı “ Sizlerden iyi sonuçlar bekliyorum ” H ) JARGON kullan ı m ı “ Bu i ş ten feedback alamay ı z?” “ Hasta eks oldu ” “ Firmam ı z konkordato ilan etti” I ) SÖZCÜKLERE BO Ğ ULMA S ı n ı rl ı alg ı ve alg ı daki farkl ı l ı klar J) “ Alg ı da seçicilik” “ Ayn ı olay ı farkl ı alg ı lama ” Uygun olmayan fiziksel çevre K) Teknik yetersizlikler L) Kesintiler M) Zaman bask ı s ı N) “ Vaktim çok dar çabuk söyle ” “ Konuyu çok k ı saca geçiyorum ” “ Zaman planlamas ı yapmak” Organizasyon iklimindeki farkl ı l ı klar K) “ Otoriter Müdür ” “ Demokrati k Müdür” Statü farkl ı l ı klar ı “ M üdür - Çal ı ş an, Baba – Evlat ” K) Beden dilinin eksik kullan ı m ı L) R) İ lginç olamama S ) Dikkat ve dü ş ünme eksikli ğ i Ş ) Hayal kurma İ LET İ Ş İ M ENGEL İ OLU Ş TURAN GENEL DURUMLAR12 Hedefin mesaj ı yanl ı ş anlamas ı veya yorumlamas ı ? “ Ben öyle dedi ğ inizi anlamam ı ş t ı m ” Önyarg ı lar nedeniyle mesaj ı yanl ı ş anlama ? “ Bu kadar genç bir patron, bizi nas ı l yönetecek ki ?” Kayna ğ a kar ş ı gösterilen güven duygusu ? “ Patronun bu i ş i yapabilece ğ inden emin de ğ ilim” Kaynak ve al ı c ı n ı n farkl ı karaktere sahip olmas ı ? “ Ben tez canl ı y ı m, patronum ise a ş ı r ı yava ş ” Bireylerin yeti ş tikleri ortamdan kaynaklanan farkl ı de ğ er yarg ı lar ı , istekleri ? “ Benim yeti ş tirildi ğ im ortamda i ş ler böyle yürür ” Bireysel farkl ı l ı klar ? “ Ben patronumdan çok farkl ı dü ş ünüyorum, ben olsan ş öyle yapard ı m” Alg ı lama Farkl ı l ı klar ı ? “ Patronun dedi ğ inden sen ne anlad ı n ?” Kesintilerden kaynaklanan k ı s ı tlama ? “ Patronun son dediklerini a ş ı r ı sesten kaç ı rm ı ş ı m, sen duydun mu ? ” Dil ve Anlat ı m güçlükleri ? “ Patron maksimum de ğ er, optimum kazanç sa ğ lay ı n derken ne demek istedi ki?” “ Bu i ş in management ı nda bir sorun var ? Nas ı l yani ?” Terim anlaml ı kelime kullan ı m ı ? “ Bu i ş i bir benchmark edelim. Ne yapal ı m ?” Alg ı lamada yetersizlik ileti ş im eksikli ğ ine sebep olur. ? Alg ı lamada seçicilik unutulmamal ı d ı r. ? “ Bu konu hiç ilgimi çekmedi ” Bilgi eksikli ğ inden kaynaklanan k ı s ı tlamalar ? Kültürel farkl ı l ı klar ileti ş imde eksikli ğ e sebep olurlar ? Yabanc ı larla ileti ş imde hatalar da özellikle bu sebepten olur ?13 Cinsiyet fark ı , alg ı lamada da farkl ı l ı klar do ğ urur. ? Psikolojik reddetmeler ? “ Kendi kabulüne uymayan ş eyi reddetme yakla ş ı m ı ” ? Dikkat da ğı n ı kl ığı ileti ş imi olumsuz etkilemektedir. ? Fiziksel uzakl ı ktan kaynaklanan sorunlar ? D İ L VE ANLATIM AKSAKLIKLARINI ÖNLEMEK İ Ç İ N; Kendi anlam ı d ı ş ı nda, mecazi kullan ı mlardan kaç ı n ı n ? K ı sa cümleler kullan ı n ? Cümlede anlam ı desteklemeyen kelimeleri kullanmay ı n ? Jargon kullanmay ı n ? Olumsuz ça ğ r ı ş ı m yapan sözcükleri mümkün oldukça kullanmay ı n ? “ Beni anlam ı yorsunuz” “ Dediklerimi hi ç dikkate alm ı yorsunuz” Soyut kavramlar ı kullanmaktan kaç ı n ı n ? “ Hepinizin bu i ş i iyi yapmas ı n ı istiyorum.” Dinleme ve Alg ı lama Sebebiyle Yap ı lan Hatalar ? Mesaj ı n baz ı k ı s ı mlar ı n ı atlama ETK İ N B İ R D İ NLEME İ Ç İ N : Önyarg ı l ı olmay ı n ? Sakin olun ? İ lgili olun ? Empati gösterin ? Not al ı n ? Aç ı k fikirli olun ? Konu ş an ı n sözünü kesmeyin ? BÖLÜM III YAZILI İ LET İ Ş İ M 14 YAZILI İ LET İ Ş İ M İ N OLUMLU ÖZELL İ KLER İ İ leti ş im hatalar ı daha azd ı r ? Yaz ı kal ı c ı d ı r ? İ stenildi ğ i kadar tekrar edilme ş ans ı vard ı r ? Ço ğ altma olana ğı vard ı r ? Delil olarak kullan ı l ı r ? OLUMSUZ ÖZELL İ KLER İ An ı nda geri bildirim al ı nmaz ? Ki ş ilere göre farkl ı alg ı lanabilir ? Daha fazla zaman harcan ı r ? De ğ i ş iklik yapmak neredeyse imkans ı zd ı r ? Kal ı c ı d ı r. Olumsuz bir mesaj ı da kal ı c ı olarak tutar ? İ Ş YAZI Ş MASI TÜRLER İ Baz ı i ş yaz ı ş mas ı çe ş itleri : İ Ç YAZI Ş MALAR Kay ı t Defteri ( Vukuat Defteri ) ? Genelge ? İ lan / Uyar ı Levhalar ı ? Dilekçe ? Bültenler ( Kurum içi bültenler ) ? Toplant ı tutanaklar ı ? DI Ş YAZI Ş MALAR : Bilgilendirme / Bilgi Alma Mektubu ? Teklif mektubu ? Dilek ve Temenni Mektubu ? Sat ı ş Ve Sat ı n Alma Mektubu ? Sipari ş Yaz ı lar ı ? Onama Ve Onay İ steme Mektuplar ı ?15 Reklam Ve Pazarlama Mektuplar ı ? Geri Bildirim Ve Düzeltme Yaz ı s ı ? FORM YAZILAR ? Bas ı n Daveti ? Bas ı n Duyurusu ve Bülteni ? Formlar ? Anket ? B İ R İ Ş YAZI Ş MASININ BÖLÜMLER İ Yaz ı n ı n Ba ş l ığı ? Say ı s ı ? Konusu ? Tarih ? İ lgi ? Kurum / Kurulu ş / Ki ş i Ad ı ? Yaz ı lan Ki ş i veya kurumun ad ı ve Ünvan ı ? Hitap Cümlesi ? Yaz ı n ı n Metni ? Bitirme Cümlesi ? İ mza ? Düzenleyen Ki ş inin Paraf ı ? Ekler ? Not ? Da ğı t ı m ? D İ LEKÇE ÖRNE Ğİ DÜZCE ÜN İ VERS İ TES İ DÜZCE MESLEK YÜKSEKOKULU16 Say ı : B.45. D. 72.02.09 08.03.2011 Konu : An ı tpark ’ ta Konser Düzenleme İ zni DÜZCE VAL İ L İĞİ ’ NE DÜZCE Üniversitemizin 2009 Y ı l ı Bahar Ş enlikleri kapsam ı nda 23 May ı s 2009 tarihinde gerçekle ş tirmeyi planlad ığı m ı z Tarkan Konseri için, An ı tpark Meydan ı ’ n ı n 17:00 – 24: 00 saatleri aras ı nda taraf ı m ı za tahsisi ve ba ğ lant ı yollar ı n ı n ilgili saatler aras ı nda kapat ı lmas ı konusunda Valili ğ imizin iznini talep etmekteyiz. Konu ile ilgili makam ı n ı zca de ğ erlendirme yap ı larak, talebimizin uygun olup olmad ığı konusunda taraf ı m ı z ı yaz ı l ı olarak bilgilendirmenizi talep etmekteyiz. Gere ğ inin yap ı lmas ı n ı sayg ı lar ı mla arz ederim. Yrd. Doç. Dr. Arif GÜNGÖR Düzce Meslek Yüksekokulu Müdürü İ mza EK : Rektörlük Bahar Ş enli ğ i Program ı Tarkan Konseri Program ı Düzce Üniversitesi Düzce Meslek Yüksekokulu Uzunmustafa Mah. 81010/DÜZCE Tel : 0 (380) 5240099 Faks : 0(380) 524 00 97E-mail : dmyo@duzce.edu.tr İ Y İ B İ R YAZI İ Ç İ N OLMASI GEREKENLER OLMASI GEREKENLER : ?17 İ yi bir dilbilgisi ? Zengin kelime hazinesi ? Tekrar ve Sürekli yazma ? Özgüven ? YAZIM ÖNCES İ YAPILMASI GEREKENLER : Yaz ı n ı n amac ı n ı belirlemeli ? Yaz ı n ı n plan ı n ı belirlemeli ? Taslak metin haz ı rlamal ı ? İ Y İ B İ R YAZI İ Ç İ N YAPILMASI GEREKENLER Konu ş ur gibi yazma ? Yaz ı m kurallar ı na uyma ? Yaz ı da kaynak ve delil göstermeli ? Abart ı l ı ifadelerden kaç ı nma ? Konuyu da ğı tmamal ı ? Gereksiz sözcüklerden kaç ı nmal ı ? Yaz ı çok uzun olmamal ı ? İ leti ş im engellerine yazarken dikkat etmeli ? BÖLÜM IV SÖZLÜ İ LET İ Ş İ M A ) Dil İ le İ leti ş im ? B ) Dil Ötesi İ leti ş im ( Sesin , vurgunun ifadesi ) ? Vurgular ileti ş imin etkisini belirler. ? “ Tatl ı laaar, Kurabiyeleeeeeer, çaylaaar getirdiler ” ? Uyku d ı ş ı nda zaman ı n % 75 ’ i sözlü ileti ş imle geçiyor. ? SÖZLÜ İ LET İ Ş İ M İ N TEMEL İ LKELER İ 1 ) İ letilecek fikri, duyguyu tan ı mlamal ı ? 2 ) İ stenen sonucu tan ı mlamal ı ?18 3 ) Al ı c ı ya uygun bir dille konu ş mal ı ? 4 ) Al ı c ı tepkilerini gözlemlemeli ( feedback ) ? 5 ) Mesaj ı beden diliyle desteklemeli ? İ Y İ B İ R SÖZLÜ İ LET İ Ş İ M İ Ç İ N A ) Konu ş ma ? B ) Dinleme ? C ) Soru Sorma ? D ) Geri bildirim konular ı nda geli ş me göstermelidir. SÖZLÜ İ LET İ Ş İ M : KONU Ş MA BÖLÜMÜ Konu ş man ı n içsel ö ğ eleri ? A ) Fiziksel unsur ( Jest , mimik, k ı yafet ) ? B ) Ses ? C ) Dil ? D ) Dü ş ünme etkinli ğ i ? SES İ Y İ LE Ş T İ RME EGZERS İ Z İ 1 ) Nefes egzersizleri ( Diyafram nefes gibi ) ? 2 ) Bir solukta en fazla söz söyleme ? 3 ) Sesi kasete alarak dinleme ? 4 ) Sözlerle duyguyu yans ı tma ? ETK İ L İ KONU Ş MA İ LKELER İ Haz ı rl ı k yapmal ı ? Konu ş man ı n konusu, plan ı , s ı n ı r ı olmal ı ? Konu ş ma Plan ı : Giri ş , geli ş me, sonuç Konuya uygun mizah olmal ı ? Dinleyicinin ihtiyaçlar ı na uymal ı ? İ nand ı r ı c ı olmal ı ? Konu ş mac ı fikirlerinden emin olmal ı ? Görsel araçlarla konu ş ma desteklenmeli ?19 Bilgi ve duygu dengesi olmal ı d ı r ? Yal ı n bir dil kullan ı lmal ı ? Beden dili ile desteklenmeli ( K ı l ı k , k ı yafet, gülümseme ) ? Pratik yapmal ı ? Konu ş ma h ı z ı ne yava ş ne de a ş ı r ı h ı zl ı olmal ı . ? Anlams ı z kelime ve tekrardan kaçmal ı . ? Konu ş ma uzamamal ı d ı r ? “ Giri ş ” ve “Sonu ç ” c ümlesini iyi seçmeli ? Örnek kullanmal ı ? ( Örnek vermek gerekirse, mesela ) “ Duygular ı n ı z ı kontrol etmeye çal ı ş mal ı ” ? ( Sakin ol , sakin ol , bana bir kast ı yok. Sadece soru sordu. ) Ana fikirden ayr ı lmamal ı ? Konu ş ma canl ı ve ak ı c ı olmal ı ? SÖZEL İ LET İ Ş İ M İ OLUMSUZ ETK İ LEYENLER END İ Ş E DUYMA ( Bu i ş i ba ş aramazsam, Bana gülerlerse ) ? TAKINTI ( Ben Bu i ş i yapamam, Çok Kalabal ı k ) ? BASKI ( Sanki herkes üstüme üstüme geliyor, Sanki nefes alam ı yorum ) ? GER İ L İ M ( Ellerim terledi sanki, her an birine patlayabilirim ) ? SÖZLÜ İ LET İ Ş İ M İ N OLUMLU YÖNLER İ H ı zl ı ? An ı nda düzeltme imkan ı ? Beden dili kullan ı m ı ? Soru sorma imkan ı ? Hatalar ı n unutulmas ı daha kolay unutulabilir ? SÖZLÜ İ LET İ Ş İ M İ N OLUMSUZ YÖNLER İ Çabuk unutulur ? Zaman al ı c ı d ı r ?20 Uzun veya kar ı ş ı k mesaj varsa anla ş ı lmas ı güçle ş ebilir. ? SÖZLÜ İ LET İ Ş İ M : D İ NLEME Etkili bir sözel ileti ş im için önce dinlemeli. ? YANLI Ş D İ NLEME TÜRLER İ A ) Görünü ş te dinleme ( Nezaketen dinleme ) ? B ) Seçerek Dinleme ? C ) Saplant ı l ı – Tak ı nt ı l ı Dinleme ? D ) Savunucu Dinleme ? E ) Tuzak Kurucu Dinleme ? F ) Yüzeysel Dinleme ? EMPAT İ K D İ NLEME En do ğ ru dinleme “Empatik Dinleme” dir. ? Ben konu ş an ki ş inin yerinde olsam nas ı l davran ı rd ı m ? ? Ben olsam konuyu hangi örnekle aç ı klard ı m ? ? Ben olsam ….. ş ekilde konuya giri ş yapard ı m. ? ETK İ N D İ NLEME İ Ç İ N Sayg ı l ı olmal ı , Söz kesmemeli ? Önyarg ı ve yorumlar ı b ı rakmal ı ? Ki ş iye de ğ il söylenene odaklanmal ı ? Fiziksel kat ı l ı mla ilgi gösterilmeli ( Beden Dili ) ? Anlama için çaba göstermeli ? Ana noktalar üzerine yo ğ unla ş mal ı ? Konu d ı ş ı na ç ı kmamal ı ? Geri bildirim yapmal ı ? Kilit noktalar ı not almal ı ? Dinlemeyi bitirmeden konu ş maya geçmemeli ? Empati Kurun ? Ele ş tirel dinlemeli, konuyu ba ş kas ı na aktaracak gibi dinlemeli ?21 GT İ SINAVI İ Ç İ N ÖNEML İ HATIRLATMA : De ğ erli Ö ğ renciler, s ı navlar ı n ı za çal ı ş ı rken çal ı ş t ığı n ı z konularda, s ı navda cevap verirken her ba ş l ığı aç ı klamaya ve her ba ş l ı kla ilgili derslerde g ördü ğ ümüz ş ekli ile örneklendirerek çal ı ş maya özen gösteriniz. Bu dersteki ba ş ar ı n ı z ı olumlu yönde etkileyecektir. Tüm derslerinizin vize s ı navlar ı nda ba ş ar ı lar dilerim. Ö ğ r. Gör. Ömer Faruk ÖZGÜR