İletişim İletişim ( 3 ) İletişim Süreci ve İşleyici İLETİŞİM 3. BÖLÜM İLETİŞİM SÜRECİ VE İŞLEYİŞİ SAKARYA ÜNİVERSİTESİ İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İktisat Bölümü Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZ İşletme Fakültesi Öğretim Üyesi hkirilmaz@sakarya.edu.trİletişim Süreci İletişim, kaynağın mesajı düzenleyip (kodlama) göndermesi ile başlar. Hedefe ulaşan mesajın kodu alıcı tarafından çözülür. Hedef, kaynağın gönderdiği mesajı çözümler ve bir düşünce haline dönüştürebilir ve geribildirimde bulunabilirse iletişim süreci tamamlanmış olur. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZKaynak Kaynak, iletişimi başlatan veya mesajı gönderen kişidir. İletişim ilk önce kaynağın zihnindeki düşüncelerle ortaya çıkar. Kaynak sahip olduğu tecrübe ve bilgilere göre bir mesaj oluşturur, bir düşünceyi formüle eder ve mesaj halinde kanalı kullanarak hedefe gönderir. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZİyi bir iletişim için kaynağın taşıması gereken özellikler: ?Kaynak bilgili olmalıdır. ?Kaynak kodlama özelliğine sahip olmalıdır. ?Kaynak düzlem ve rolüne uygun davranmalıdır. ?Kaynak tanınmalıdır. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZMesaj Mesaj, kodlanan bilginin aldığı fiziksel şekil olarak tanımlanabilir. Mesaj, kaynağın fikirlerinin ve isteklerinin sembollere dönüşmüş hali olup, hedef için bir uyaran olarak işlev gören sinyaldir. Düşünce, duygu ve bilginin kaynak tarafından kodlanmış biçimi olarak tanımlanan mesaj; bir duygu veya düşünceyi aktarmayı isteyen kaynağın ürettiği sözel, görsel ve işitsel simgelerden oluşur. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZMesajın etkin iletişimi sağlayabilmesi için; ? Hedefin bilgi, düşünce ve deneyimlerine uygunluk ? Hedefin inanç ve değerlerinde uygunluk ? Hedefin ihtiyaç, istek ve amaçlarına uygunluk ? Hedefin ilgi alanlarına uygunluk ? Hedefin toplum içindeki rollerine ve konumuna uygunluk göstermelidir. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZİletişim sürecinde mesajın taşıması gereken özellikler: ?Mesaj anlaşılır olmalıdır. ?Mesaj açık olmalıdır. ?Mesaj doğru zamanda iletilmelidir. ?Mesaj uygun kanalı izlemelidir. ?Mesaj kaynak ile hedef arasında kalmalıdır. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZSözel mesajların taşıması gereken özellikler: ? Konuşma ve yazılı iletişimde etkinliğin ilk şartı, uygun kelimeleri seçmek ve onları alışılmış biçimde kullanmaktır. ? Uzman olmayan kişiler arasındaki iletişimde özel deyimlere ve teknik terimlere yer verilmemelidir. ? Resim veya desenin, mesajın fikrini vurgulayacak biçimde ve hedefin algılayabileceği türde olması gerekir. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZSözel olmayan mesajların taşıması gereken özellikler: ? Mesajın anlamı ilişki sistemi içerisinde anlaşılır olmalıdır. Kültürel yapıya uymayan veya anlamı kavranmayan sözel olmayan mesajlar iletişimde kullanılamaz. ? Her ortamda sözel olmayan mesajın gönderilmesi uygun değildir. ? Sözel olmayan mesajın tanımının tam olarak yapılması gerekir. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZKodlama – Kod Açma Bilginin, düşüncenin ve duygunun mesaj haline getirilmesine kodlama denir. Kaynağın aklından geçirdiği düşünceler hedefin anlayabileceği simgelerle kodlanarak mesaja dönüştürülür. Kodlama simgelerin anlama dönüştürülmesidir. Bir şeyi temsil eden ama onunla doğal bir ilişkisi olmayan simgeler kodlanarak mesaja dönüştürülür. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZKodlama – Kod Açma İletişimin gerçekleşmesi kaynağın mesajı hedefe ulaştırmasıyla, iletişimin etkinliği ise gönderilen mesajın anlamı ve etkisinin hedefe tam olarak iletilme gücüyle ölçülür. Etkin iletişim ancak mesajın kodunun, kaynağın kodladığı gibi hedef tarafından açılmasıyla mümkün olabilir. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZKanal Mesajın gönderildiği ve alındığı ortama kanal denir. Kanal, mesajın kaynaktan hedefe iletildiği yoldur. Mesaj iletiminde kanal sayısı ne kadar fazla olursa iletişim etkinliği o ölçüde artar. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZResmi İletişim Kanalları ?Emir komuta zinciri, ?İntranet, ?Öneri/Şikâyet kutuları, ?Bülten/Dergi ?Toplantılar Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZGayrı Resmi İletişim Kanalları ?Dedikodu, ?Söylentiler, ?Kurum dışı gruplaşmalar ?Yöneticinin çalışanlarıyla resmi olmayan kanallardan konuşmaları Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZHedef İletişim sürecinde kaynağın gönderdiği mesajı alan kişi, grup ya da kitleye hedef denir. Hedef, mesajı taşıyan sembolleri algılayıp anlam vererek iletişimi sonlandırır ya da kendisi bir mesaj göndererek kaynak konumuna geçer. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZAktif bir dinleyici olabilmek için hedefin; ?Etkin bir sessizlik içinde olması ?Dinlerken her türlü önyargı, öntipler, değerlendirmeler ve genellemelerden kendini uzak tutması ?Kaynağa karşı empati göstermesi ?Sabırlı olması ve konuşmacının sözünü kesmemesi gerekir. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZEtkin bir iletişim için hedefte bulunması gereken özellikler: ?Hedef mesajı algılayabilmelidir. ?Hedef bilgili olmalı ve geribildirim yeteneğine sahip olmalıdır. ?Hedef seçici olmamalıdır. ?Hedef bulunduğu düzleme uyabilmelidir. ?Hedef, kaynak olma özelliği taşımalıdır. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZAlgılama ve Değerlendirme Algı kişinin belli bir bilgiyi duyma, organize etme, anlama ve değerlendirmesidir. Algı, insanın çevresindeki uyaranların ya da olayların farkına varması ve onları yorumlama sürecidir. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZGeribildirim Geribildirim, hedef ve kaynak arasındaki geriye bilgi akışıdır. İletişim sürecinin son aşaması geribildirimdir. Hedefin kaynağın mesajına verdiği yanıt geribildirim olarak adlandırılır. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZOlumlu Geribildirim Olumlu (pozitif) geribildirim, bir davranışı zaten ilerlemekte olduğu yönde destekleyen veya pekiştiren geribildirimdir. Hedef mesajı tam olarak algılar ve bunu kaynağa doğru biçimde gönderirse, buna pozitif geribildirim denir. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZOlumsuz Geribildirim Olumsuz (negatif) geribildirim ise, kaynağa mesajın amaçlandığı şekilde alınmadığını bildirmek suretiyle düzeltici bir işlev gören geribildirimdir. İletişimde mesaj hedef tarafından anlaşılmıyor veya eksik anlaşılıyor ve iletiliyorsa, buna negatif geribildirim denir. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZİletişim Sürecinin İşleyişi • Tek Yönlü İletişim • Çift Yönlü İletişim Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZTek Yönlü İletişim Tek yönlü iletişim, bir mesajın kaynaktan hedefe, hedefin aktif geribildirimi olmaksızın yapılan iletişim biçimidir. Tek yönlü iletişimde kaynak bir kişi, hedef bir veya daha fazla kişi olabileceği gibi; kaynak birden fazla, hedef bir kişiden oluşabilir. Ancak sık rastlanan tek yönlü iletişim biçimi; kaynağın tek, hedefin birden fazla olduğu iletişimdir. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZTek Yönlü İletişim Tek yönlü iletişimin diğer bir yönü de, tek yönlü iletişimde kaynak mesajı gönderdiği zaman hedeften geribildirimde bulunmasını beklemez. Burada asıl amaç, mesajın hedefe ulaşmasıdır. Tek yönlü iletişim daha çok kurumlarda yukarıdan aşağıya doğru mesajların iletildiği iletişim biçimidir. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZTek Kaynak ve Tek Hedefin Bulunduğu Tek Yönlü İletişim Kaynak Mesaj Hedef Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZTek Kaynak ve Birden Fazla Hedefin Bulunduğu Tek Yönlü İletişim Kaynak Hedef Hedef Hedef Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZBirden Fazla Kaynak ve Tek Hedefin Bulunduğu Tek Yönlü İletişim Hedef Kaynak Kaynak Kaynak Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZKurumsal iletişimde tek yönlü iletişimi gerektirecek bazı durumlar: • Tek yönlü iletişim uygulamaya hız kazandırır ve verimli zaman kullanımı açısından yarar sağlar. • Önyargıların bulunmadığı, mesajın açık ve anlaşılabilir olduğu durumlarda iletişimin çift yönlü işlemesine gerek yoktur. • Bilimsel verilerin iletilmesi sırasında, hedefin bilgi ve kavrayış düzeyinin yeterli olması durumunda tek yönlü iletişim kurulur. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZÇift Yönlü İletişim Çift yönlü iletişim, kaynağın hedeften geribildirim aldığında ortaya çıkan iletişimdir. Çift yönlü iletişimde problem çözme ve karar verme, iki yönlü etkin dinlemenin sonucunda ortaya çıkar. Tek yönlü iletişimde sadece bir mesaj diğer bir kişiye gönderilir, geribildirim ve etkileşimli akış olmaz. Çift yönlü iletişimde ise kaynak ve hedef karşılıklı etkileşim içindedirler. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZTek Yönlü vs Çift Yönlü İletişim • Tek yönlü iletişim, çift yönlü iletişimden daha çabuk işler. • Çift yönlü iletişimde tek yönlü iletişimden daha doğru iletişim kurulur. • Çift yönlü iletişimde alıcı kendinden emindir ve güven duygusu içindedir. Mesajı daha doğru yargılama imkânına sahiptir. • Çift yönlü iletişim, göreli olarak gürültü ve diğer başka dış faktörlerin etkisi altındadır. • Çift yönlü iletişim interaktif bir iletişim biçimidir. Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZKarşılıklı Etkileşimin Olduğu Çift Yönlü İletişim Mesaj Hedef Yansıma Kaynak Sakarya Üniversitesi İşletme Fakültesi © Yrd. Doç. Dr. Harun KIRILMAZ