Genel Ofis Programları - 2 Microsoft Excel Microsoft Excel Windows altında çalışan bir elektronik tablolama programıdır. Bu elektronik tablo, rakamlar, sözcükler ve tarih gibi verilerle amaca uygun olarak matematiksel işlemler içeren tablo ve şablon oluşturulan, grafik çizilen, temel veri tabanı işlemlerini destekleyen bir programdır. Excel ne işe yarar? Neler yapılabilir? Etkileşimli tablolar hazırlanır. Dşlevler ve matem atiksel formüllerle hazırlanan tablolarda değişkenlere göre sonuçlar veren tablolar oluşturulur. Ücret bordrosu, faiz hesaplamaları, enflasyona endeksli değerlendirme tabloları hazırlanarak değişkenlerin yaratacağı sonuçlar bulunur. Verilerle hazırlanan tabloların grafiklere dönüştürülmesi grafik sihirbazı ile kolayca sağlanır. Kolayca seriler oluşturulur. Bir veri tabanı biçiminde kullanılarak veriler üzerinde sıralama, arama, süzme gibi seçeneklerle uzun komut satırlarına gerek olmaksızın kolay bir çalışma biçimi sunar. Hücrelere ilişkin her kenar için bağımsız kenarlıklarla kolayca biçimsel tablolar yaratılır. Dşlevlerle mantıksal karşılaştırmalar ve sözcük, t erim, simge gibi sonuçlar veren tablolar hazırlanır. Saat ve Tarihleri sayısal verilere, sayısal verileri saat ve tarihlere dönüştürerek matematiksel işlemler yapılır. Bu özellikle vadeler, gün hesaplamaları kolay bir matematiksel işleme dönüşür. Geniş tablolar üzerinde kolayca hareket edebilme yeteneği ve arama seçenekleri ile verilerden olabildiğince yararlanılır. Metin yazabilme, matematiksel işlemler yapabilme, resim ekleme, nesne ekleme, grafik özellikleri ile bir çok farklı veriyi içeren sayfalar oluşturulur. Bir resim dosyası olarak eklenen şirket logosu, yapılan hesaplamayı içeren bir tablo, tablonun grafiksel görünüşü ve yorumunu içeren bir metin ile sayfa hazırlama olanağı sunar. Microsoft Excel çalıştırıldığında 3 sayfadan oluşan boş bir çalışma kitabı yaratarak ilk görüntüyü hazırlar. Çalışma ekranındaki öğeleri tanımlayalım. Çalışma Ekranı Excel, (Ekran boyutu, çözünürlüğü, görünüm oranı gibi değişkenlere bağlı olarak.) çok az sayıda hücre görünen bir çalışma kitabı sayfasını görüntüye getirir. Tablo, harflerle tanımlanan sütunlar ve sayılarla tanımlanan satırlardan oluşur. Bu tabloyu biçimsel olarak kavramak, Amiral Battı oyunu ve Satranç bilenler için daha kolay olacaktır. Her hücrenin bir etiketi vardır. Bu etiket, hizasındaki sütunu tanımlayan harf ve hizasındaki satırı tanımlayan sayıdan oluşur. Her bir çalışma sayfasında toplam 65536 adet satır ve toplam 256 adet sütun bulunur. Dlk 26 sütunun etiketleri A’dan başl ayıp, Z’de biter, ikinci 26 sütun ise AA’dan başlayıp AZ’de, sonraki 26 sütun BA’dan başlayıp, BZ’ de biter. Sütun etiketleri bu şekilde toplam 256 sütunda IV'ye kadar sürer. Excel’de veriler, bir çalışma sayfasında bulunan ve yatay satırlar ile düşey sütunlar halinde düzenlenmiş hücrelere girilir. Yapılacak işte birden fazla çalışma sayfasının gerekli olabileceği düşünülerek Excel, sayfaları çalışma kitapları halinde birleştirir. Başlık Çubuğu Menü Çubuğu Standart Araç Çubuğu Biçimlendirme Araç Çubuğu Ad kutusu Formül Çubuğu Sütun Başlığı Etkin Hücre Satır Başlığı Yatay - Dikey Kaydırma Çubuğu Sayfa Sekmeleri Durum Çubuğu Oluşturulan her yeni çalışma kitabında başlangıçta üç çalışma sayfası bulunurken, toplam çalışma sayfası sayısı en fazla 255 olabilir. Çalışma sayfaları özel karakter([/ ? \ * : . ] gibi) ve işlem için kullanılan karakterleri içermedikçe istenildiği gibi adlandırılabilir. Excel Çalışma Ekranını Düzenlemek Daha önce çalışılmış ve kullanan kişiye göre özelleştirilmiş bir Excel ekranı ile karşılaşılabilir. Bunun için öncelikle kurulum üzerine başlatılmış bir Excel ekranının oluştuğu öğeleri düzenleyelim. Başlık Çubuğu: Ekranı kaplayacak biçimde yerleştirilmiş belgenin adı, çalışan programın adı, pencere yönetim araçları(Simge durumuna küçült, Ekranı kapla/Önceki boyut, Kapat) yer alır. Menü Çubuğu: Excel’e ilişkin yerleşik menüler yer alır. Standart Araç Çubuğu: Genel düğmelerle birlikte Excel’e özel sık kullanılan düğmeler bulunur. Biçimlendirme Araç Çubuğu: Hücrelerin biçimlendirilmesine ilişkin sık kullanılan düğmeler bulunur. Formül Çubuğu: Sayfa yatay boyutları, paragraf girintileri, sekmeler varsayılan ölçü birimi ile görüntülenir. Nesnelere(Metin kutusu, sütun vb.) ilişkin düzenlemelerde cetvel ile yapılabilir. Satır ve Sütun başlıkları: Sayfa dikey boyutları belirlenebilir. Dikey ve Yatay Kaydırma Çubuğu : Çalışma sayfası üzerinde (Yatay ve dikey) kolay hareket etmeyi sağlayan çubuklar. Durum Çubuğu : Belgede o an konumunuz ve yaptığınız işlemlerin görüntülendiği çubuk. Menüler Excel, Word'den çok farklı olmayan bir menü sunar. Menü başlıklarında Tablo seçeneği Word'de olmasına karşın, Excel tümüyle bir tablo olduğundan bulunmaz. Tablo seçeneği yerine Veri seçeneği, Excel'de veri tabanı özelliklerinin kullanılmasını sağlar. Menülerde altı çizili harfler alt tuşu ile birlikte menünün açılmasını sağlar. Excel Çalışma Ekranını düzenlemek Excel ekranı anlatılırken ilk kurulumun ardından görüntüye gelen ekran açıklanmıştır. Bu ekranı kişiler kullanımlarına göre özelleştirebilirler. Bir kullanıcının özelleştirdiği ekranı yine ilk kurulumla gelen ekran haline getirmek için gereken düzenlemeler Görünüm menüsünde yer alır. Görünüm menüsünde görünüş biçimi açısından iki seçenek sunulmuştur, Normal ve Sayfa Sonu Önizleme. Çalışma için Normal seçilir. Sayfa Sonu Önizleme sayfa sonlarında değişiklik yapmak için kullanılır. Görünüm menüsünün ikinci bölümünde ekranda yer alması istenen çubuklar belirlenir. Araç Çubuklarından Standart ve Biçimlendirme araç çubuğu seçildiğinde yanında onay imi belirir. Ekranda kullanılan alanı azaltacağından gerekmedikçe diğer araç çubukları seçilmez. Formül Çubuğu ve Durum çubuğu sürekli gerek duyulacak iki seçenektir. Onay imi ile seçilmiş olmalıdır. Yakınlaştır seçeneğinden çalışma gereğine göre; yazdıklarınızı okuyabilecek, görüntüye olabildiğince fazla veri alacak bir oran seçilir. Çalışma sayfasında Gezinme ve Seçim Yöntemleri Excel'i verimli ve hızlı kullanabilmek için sayfa üzerinde gezinirken, seçim yaparken, klavyeden yön ve davranış tuşlarından yararlanılır. Dmleci; sağ ok, sağa doğru bir hücre sol ok, sola doğru bir hücre yukarı ok, yukarı doğru bir hücre aşağı ok, aşağı doğru bir hücre Page Up, bir ekran yukarı Page Down, bir ekran aşağı Home, bulunduğu satırın başındaki hücreye hareket ettirmenizi sağlar. End tuşuna basıldığında durum çubuğunda SON yazısı belirir, ardından basılan yön tuşu yönünde, gidilebilecek son hücreye ilerler. Burada gidilebilecek son hücre tanımlaması içeriği dolu bir hücrede bulunuluyorsa o yönde son dolu hücreye, boş hücrede bulunuluyorsa son boş hücreye gidileceğini anlatır. Yön tuşları Control (Ctrl) ile birlikte kullanıldığında, End ve yön tuşları kullanılmış gibi gidilebilecek son hücreye ilerler. Ctrl + Page Up, bir önceki çalışma sayfasına Ctrl + Page Down, bir sonraki çalışma sayfasına geçişi sağlar. Ctrl + Home, A1 hücresine Ctrl + End, Veri girilmiş en son hücreye ulaşmanızı sağlar. Üst Karakter (Shift) tuşu, hareket sağlayan tuşlarla birlikte kullanıldığında hareket yönünde seçim yapılmasını sağlar. Örneğin; Üst karakter + sağ ok, sağa doğru bir hücre, Üst karakter + Page Down, aşağı doğru bir ekran seçer. Tek Bir Hücre Seçimi Dmlecin bulunduğu yerdeki hücre(Etkin hücre) seçilidir. Bir çalışma sayfasında bir tane etkin hücre bulunur. Bu hücrenin kenarları kalın ve çerçevelidir. Resimde A1 hücresi seçilidir. Ad kutusunda seçili hücrenin etiketi görüntülenir. Komşu hücreleri seçmek : Bitişik hücreleri seçmek için hücre üzerinde fare işareti kalın haç biçimindeyken fare sol tuşu tıklanarak iki yönde sürüklenir. Oluşturulan çerçeve içine giren tüm hücreler seçilmiş olur. Bu resimdeki seçimde, Ad kutusunda (5R x 2C) ile gösterilen 5 satır(Row) ve 2 sütun(Column) seçildiği gösteriliyor. Bitişik olmayan hücreleri seçmek: Bitişik olmayan hücreleri seçmek gerektiğinde seçim CTRL tuşu ile birlikte fareyle yapılır. Ctrl tuşu basılıyken fare ile istenen hücreler seçilir. Satırları ya da Sütunları Seçmek: Satır ya da sütunları tamamen seçmek için Satır başlığı ya da sütun başlığına fare ile tıklamak yeterlidir. Fare satır ya da sütunun başlığındayken tıklanıp sürüklendiğinde bitişik olanlar seçilir. uzak satır ve sütunlar yine Ctrl tuşu basılıyken fare ile seçilir. Resimde koyu renkli olan B ve D sütunları 3, 5 ve 6. satırlar seçilmiştir. Satır ve sütunların boyutları Excel’de Satır yüksekliği x Sütun genişliği (12,75 x 8,43) standart hücre boyutları(E1 hücresi) sunar. Bu boyutlar değiştirilebilir. Biçim–Satır–Yükseklik, Biçim-Sütun–Genişlik menüleri ile girilecek sayısal değerlerde hücre boyutları oluşur. Excel hücrelerine sayısal veriler girildiğinde sütun, girilen sayı görüntülenecek biçimde (B3 hücresi) genişler, metin girildiğinde ise yan hücreleri doldurarak(A2 hücresi) görüntülenir. Metin girilen hücrenin yanındaki hücrede veri olduğunda hücre genişliği kadarı görüntülenir. Resimde, Formül çubuğunda A3 hücresinin içeriğinin A2 ile aynı olduğu görünmektedir. Yazı tipi boyutu büyütüldüğünde satır yüksekliği veriyi görüntüleyecek (A5, A6, A7, A8 hücreleri) kadar kendiliğinden artar. Boyutlar satır, sütun başlıklarının bitiş çizgisinden fare ile sürükle bırak yöntemiyle büyütülüp, küçültülebilir. Birden fazla sütun ya da satır seçilip, yalnızca seçili olanlardan birinin boyutu değiştirildiğinde diğerleri de aynı boyuta gelir. Bir sütun genişliği ya da satır yüksekliğinin içindeki veri kadar boyuta ulaşması isteniyorsa; menüden Biçim-Sütun-En Uygun Genişlik ya da Biçim-Satır–En Uygun Yükseklik seçilir. Sütun ya da satır başlığının bitiminde fare ile çift tıklamak kolay biçimlendirme yoludur. Excel hücrelerine veri girişi Excel girilen veriyi kendiliğinden algılayacak ve hücre biçimini veri niteliğine dönüştürecek biçimde düşünülmüştür. Bu kolaylığıyla aslında ayrıntıya gerek olmayan anlatım olması gerektiği düşünülür. Ancak hücre bir kez biçimlendikten sonra yeniden bir başka biçime dönüşmesi ya da girilen verinin Excel’in algıladığı biçimde olmaması durumunda sorunlar ortaya çıkar. Bu özelliği bilerek kullanmak ise bir çok işlemde kolaylık sağlar. Öncelikle Excel’de bir hücrenin alabileceği veri biçimlerini bilmek gerekir. Genel, belirli bir sayı biçimi yoktur. Girilen veriyi tanıyarak, kendiliğinden veriye göre biçim almasını sağlayan hücre biçimidir. Sayı, genel sayı görünümü için kullanılır. Ondalık basamak sayısı belirlenen, 1000 ayırıcısı(.) kullanılabilen, girilen veriyi sayısal değer kabul eden biçim. Para Birimi, genel parasal değerler için kullanılır. Veriyi bilgisayarın denetim masası ayarlarında belirlenen ülke para birimi biçiminde görüntüler. Finansal, para birimi simgelerini ve ondalık ayırıcıları bir sütun içinde hizalar. Tarih ve saat, tarih ve saat seri sayılarını tarih değeri olarak görüntüler. Yüzde Oranı, hücre içeriğini 100 ile çarpar ve sonucu bir yüzde simgesi ile birlikte görüntüler. Kesir, girilen veriyi kesirli görüntüler. Bilimsel, 2 basamaklı ondalıktan sonra ne kadar devam ettiğini görüntüler. Metin, hücre içinde sayı bile olsa metin olarak yorumlar. Hücre tam olarak girildiği gibi görüntülenir. Özel, Posta Kodu, Telefon Numarası, Sigorta numarası gibi özel biçimleri olan verileri belirlenmiş biçimde görüntüler. Dsteğe Uyarlanmış, isteğinize göre biçimlendirdiğiniz hücrelerle özel kodlamalar ya da biçimler görüntülenir. Hücreler biçimlendirildikten sonra girilen veriyi önceden biçimlendirildiği gibi görüntülemeye çalışır. Veri girilirken kimi karakterler Excel açısından anlam taşır. (/), (.) ve (,) karakterlerini 22 ile 7 arasına koyduğumuzda hücrede aldığı biçimleri gösteren bir tablo aşağıdaki gibi oluşur. Örneğin; 22/7’yi doğrudan tarih olarak algılar. Ancak sayı olarak biçimlendirilmiş bir hücrede bunu matematiksel işleme dönüştürüp 3,14 sonucunu üretir. Finans, Kesir ve Bilimsel hücre biçimlerinde 3 1/7 olarak görüntülenir. Tarih ve saatleri ise bir sayıya karşılık tutar. 22/7 ve 22.7 biçimindeki girişleri Tarih biçiminde 22.07.2002 olarak görüntülerken 22,7 biçiminde girişin matematiksel karşılığını tarih olarak 22.01.1900 biçiminde görüntüler. Bunun nedeni tarih hesaplamalarında en küçük değer olarak 1’i, 01.01.1900’e eşitler. Artan her sayı bir güne eşittir. Bu nedenle 22,7 sayısı 22.01.1900’ü gösterir. Veri girişleri etkin olan hücreye yapılır. Klavyenin tuşlarına dokunulduğu anda hem hücrede hem de Formül Çubuğunda yazılanlar görüntülenir. Verinin ne tür olduğu giriş tamamlandıktan sonra belirlenir. Veri girişinde sorun olan Excel’in kendiliğinden kabul ettiğinin dışında bir biçimde veri girmektir. Örneğin 0 ile başlayan okul numarası türünde verileri Excel sayı kabul ettiğinden soldaki sıfırlar anlam taşımaz, silinir. Bunun için önceden hücre biçimi belirlenmiş olmalıdır. Hücre biçimini değiştirmeden bazı karakterler ekleyerek istendiği gibi veri girişi yapılır. Solda sıfır olan numarayı girmek için; 0011001001 öğrenci numarasının başına ‘ tek tırnak imi konur. ‘0011001001 şeklinde girilir. Bir kesrin tarih olarak girilmesini önlemek için; 1/4 yerine sıfır ve boşluk konur. 0 1/4 şeklinde girilir. Negatif sayılar önünde (-) ile ya da ayraç () içinde yazılır. Baştaki (+) işaretini gözardı eder. Genel sayı biçimi olan hücrelerde Excel sayıları tamsayı olarak(789), tamsayı kesirleri olarak(7,89) ya da sayı hücrenin boyutundan büyükse bilimsel simgelemeyle(7,89E+08) görüntüler. Genel biçimi, ondalık virgülü, “E” ve “+” gibi karakterleri de içermek üzere en fazla 11 basamak görüntüler. Daha fazla basamağı olan sayıları kullanmak için yerleşik bilimsel sayı biçimi(Üstel simgeleme ya da özel bir sayı biçimi) uygulanabilir. Görüntülenen basamak sayısına bakmaksızın Excel sayıları eb fazla 15 basamak duyarlıkla depolar. Sayının 15’ten fazla basamakları sıfıra(0) dönüşür. Girilen veriyi değiştirmek Bir hücreye veri girişi yapılırken yanlış yazdığınızı fark ettiğinizde ya da girilen veriyi değiştirmek istediğinizde ‘Backspace’ tuşu ile değiştirmek istediğiniz yere kadar silmeniz gerekir. Veri girişi sırasında yön tuşlarına dokunduğunuzda veri tamamlanmış kabul eder ve bastığınız tuş yönünde bir hücre ilerler. Ancak silmeden geriye dönebilmek için F2 tuşuna bir kez basılır. Sol yön tuşu ile değiştirmek istenen yere gidilir. Önceden veri girilmiş bir hücreyi değiştirmek istendiğinde hücrenin üzerine gelip, F2 tuşuna basılır ya da fare ile formül çubuğuna tek tıklanır. Matematiksel formül yazmak Dşleçler, bir formülün öğeleri üzerinde yapılacak h esaplama türünü belirtir. Excel, dört farklı hesaplama işleci türü içerir; aritmetik, karşılaştırma, metin, başvuru. Aritmetik Dşleçler: Aritmetik işleçler, toplama, çıkarma, çarpma ve bölme gibi temel matematiksel işlemleri yapar. Sayıları birleştirir ve sayısal sonuçlar verir. Aritmetik işleç Anlamı Örnek Sonuç + (Artı imi) Toplama =3+4 7 - (Eksi imi) Çıkarma =3-1 2 * (Yıldız imi) Çarpma =3*3 9 / (Dleri eğri çizgi imi) Bölme =6/3 2 % (Yüzde imi) Yüzde =200*20% 40 ^ (Şapka imi) Üs alma =3^3 27 Hücrelere eşittir(=) ile başlayan matematiksel bir işlem girildiğinde sonucu görüntüler. Matematiksel tüm işlemler eşittir(=) ile başlar. =3+4 Dşlemi yazıldığında formül çubuğunda =3+4 görüntülenirken hücrede işlemin sonucu 7 görüntülenecektir. Karşılaştırma Dşleçleri Karşılaştırma işleçleri, iki değeri karşılaştırır, sonuç olarak Doğru ya da yanlış mantıksal değerini verir. Metin Dşleci “&” Metin işleci, iki ya da daha fazla metin değerini birleştirerek tek bir metin parçası olarak verir. Metin işleci kullanırken hücre etiketleri verilerek hücrelerdeki metinler birleştirilebilir. Bir hücreden alınan sayısal sonuç metin ile birleştirilebilir. Resimde, Excel’in metin işleci kullanılarak hazırlanan bir gider makbuzu görülmektedir. Yalnızca gün sayısı, yevmiye ve alacaklı adı girilerek hazırlanan makbuz altta geçen metne bu verileri kendiliğinden aktarır. Başvuru işleçleri : (Dki nokta üst üste) Belirtilen iki başvuruyu da içermek üzere arasındaki bütün hücreleri kapsar. B1:B4 Yazıldığında “den” anlamı kazanır, B1’den B4’e kadar tüm hücreleri(B1,B2,B3,B4) kapsar. Resimde “TOPLA” işlevi ile birlikte kullanıldığında bu dört hücreyi toplayıp 1111 sonucunu verir. ; (Noktalı virgül) Yalnızca belirtilen başvuruları belirtir. C1;C4 Yazıldığında “ve” anlamı kazanır, C1 ve C4 hücrelerini kapsar. Resimde “TOPLA” işlevi ile birlikte kullanıldığında bu iki hücreyi toplayıp 2002 sonucunu verir. (Tek boşluk) Dki başvuru arasındaki ortak hücrelere bir başvuru verir. Kesişme işlecidir. Resimde C1’den C4’e kadar olan hücreler ile B3’ten D3’e kadar olan hücreler arasında tek kesişme C3 hücresindedir. C3 hücresinde yazılı değer olan 200 sonucunu verir. Excel’de öncelikli işlemler Formüller oluşturulurken öncelikli işlemleri belirlemek parantezlerle() sağlanır. Excel önce parantezleri hesaplar. Ardından aritmetiksel işleçler sırasıyla; Üs alma(^), Çarpma(*), Bölme(/), Toplama(+), Çıkarma(-) hesaplanır. Bu öncelik sırası formüllerde sonuçların farklı çıkmasına yol açar. Formülü düşünüş biçimine göre yazalım. 4 ile 6’yı toplayalım, 10 eder, 3 ile çarptığımızda 30 eder. Bunu düşündüğümüz biçimde =4+6*3 olarak Excel’de formüle ettiğimizde sonuç; öncelik çarpımda olduğundan 6 çarpı 3 eşittir 18 ve 4 ile toplandığında 22 olarak çıkar. 4 ile 6’nın toplamını 3 ile çarpmak istiyorsak formül =(4+6)*3 olarak yazılmalıdır. Öncelik parantezlerde olduğundan Excel işlemi istediğimiz şekilde yapacaktır. Excel’de Hücre Etiketleriyle Formüller Oluşturmak Matematiksel işleçler anlatılırken aritmetik işleçlerde Excel’in toplama, çıkarma, çarpma, bölme işlemlerini sayılar arasında yapabildiğini gördük. Karşılaştırma, metin ve başvuru işleçleri anlatılırken formüllerde hücre etiketleri yer aldı. Hücre etiketleri tüm formüllerde kullanılabilir. Aritmetik işlemlerde hücre etiketleri sıradan matematiksel formüller biçiminde yer alır. X+Y formülü ya da a/2+b olarak yazılacak bir formül yalnızca değişken adları hücre etiketleri ile verilerek yazılır. X’in yerini A1 hücresi, Y’nin yerini B1 hücresi alan formülde sonuç, iki hücrenin toplamını verir. Resimde, anlatıldığı gibi bir formül oluşturulduğu formül çubuğunda görülmektedir. Formüller hücre etiketleri ile oluşturulduğunda verilen hücre adreslerinden birinin içeriğindeki değişiklik doğrudan sonucu etkiler. Dkinci resimde formülde herhangi bir değişiklik yapılmadığı formül çubuğunda görünmektedir. Yalnızca A1 hücresindeki 3 sayısı 5 ile değiştirilmiş, sonuç 9 olmuştur. Araç Çubukları Görünüm – Araç Çubukları menüsü yardımıyla istenilen araç çubukları görüntüye eklenir. Her seçilen araç çubuğunun yanında onay imi belirir. Bir kez seçim yapıp, birden fazla araç çubuğunu seçmek ya da görünümden kaldırmak gerektiğinde Özelleştir... menüsü Araç Çubukları sekmesi aracılığıyla tüm seçimler yapılabilir. Excel ilk çalışma ekranında Standart ve Biçimlendirme Araç Çubukları yer alır. Standart Araç Çubuğu Genel kullanıma ilişkin düğmeler (Yeni, Aç, Kaydet, Kes, Kopyala,Yapıştır vb.) yer alır. Yeni: Varsayılan düzenlemelerle yeni, boş çalışma kitabı açar. Aç: Kaydedilmiş çalışma kitaplarını açar. Kaydet: Çalışma kitabını daha önce tanımlanmış yol ve ad ile kaydeder. Yazdır: Çalışma sayfası yazıcıya çıktı olarak gönderilir. Baskı Önizleme: Çalışma sayfası yazdırılmadan önce kağıt üzerindeki konumu belirlenir. Yazım ve Dilbilgisi: Çalışma sayfasında yazım ve dilbilgisi denetimi yapılır. Kes: Seçilen bölüm ya da nesne taşıma için panoya aktarılır. Kopyala: Seçilen bölüm ya da nesne çoğaltma için panoya aktarılır. Yapıştır: Kes ya da Kopyala ile panoya aktarılan hedefe yapıştırılır. Biçim Boyacısı : Etkin hücredeki biçimlendirmeler hedeflenen konuma aktarılır. Geri al – Yenile : Son yapılandan başlayıp işlemler sırayla geri alınır, geri alınan yenilenir ya da son işlem yinelenir. Köprü Ekle: Diğer belge, dosya, slayt, işaret ve web adreslerine geçiş sağlayacak köprü eklenir. Otomatik Toplam: Alt alta ya da yan yana olan hücrelerin toplamını alacak TOPLA işlevini otomatik olarak oluşturur. Dşlev Yapıştır: Dşleçlerle gerçekleştirilen işlemler dışında işlevler kullanılarak 200’den fazla komut verilebilir. Artan sıralama: Excel’i veri tabanı özellikleriyle kullanımında seçilen satır ya da sütundaki verileri küçükten büyüğe doğru sıralar. Azalan sıralama: Seçilen satır ya da sütundaki verileri büyükten küçüğe doğru sıralar. Grafik Sihirbazı: Excel verilerini standart grafik biçimlerinden biriyle grafiğe dönüştürür. Çizim: Otomatik şekiller, metin kutusu, gölgelendirme, Wordart, vb. için çizim araç çubuğunun açılmasını sağlar. Yakınlaştır: Görünüm büyüklüğünü ayarlar. Yardım: Programla ilgili yardım almak için kullanılır. Biçimlendirme Araç Çubuğu Hücre ve metin biçimlendirmelerine ilişkin düğmeler(Yazı tipi, boyutu, rengi, vb.) yer alır. Yazı Tipi ve Boyutu: Etkin olan hücreler sistemde yüklü olan yazı tiplerine göre biçimlendirilir ve boyutlandırılır. 1-409 Arasında değişen büyüklüklerde boyut belirlenebilir. Yazı Tipi Biçemi Kalın : Kalın yazı tipi biçemine çevirir, vurgulu bir biçem sağlanır. Dtalik : Dtalik yazı tipi ayırt edici bir biçem olarak kull anılır. Sağa doğru yatık duruma getirir yazıyı. Özellikle başka kaynaklardan alıntıların italik ile gösterilmesi benimsenmiştir. Altı Çizili : Seçili hücre ya da metnin atlı çizili olmasını sağlar. Hücre Hizalama Sola Hizala : Seçilen metni ya da sayıları hücrenin sol kenarına yaslanacak şekilde biçimlendirir. Ortala: Seçilen metni ya da sayıları hücrenin ortasına gelecek şekilde biçimlendirir. Sağa Hizala: Seçilen metni ya da sayıları hücrenin sağ kenarına yaslanacak şekilde biçimlendirir. Birleştir ve Ortala: Birden çok hücreyi birleştirerek tek bir hücre yaratır. Birleştirme sırasında seçime başlanan ilk hücredeki verileri birleştirilen yeni hücrede ortalar ve hücre alt çizgisine bitiştirir. Hücre birleştirildiğinde sol üstte yer alan hücre adıyla etiketlendirilir. Biçimsel tablolar hazırlarken kolaylık sağlar. Para Birimi: Etkin hücre biçimini Para Birimi olarak değiştirir. Denetim Masası’nda Bölgesel Ayarlar’dan seçilen Ülke Para Birimi hücredeki sayısal veriye uygulanır. Yüzde: Sayısal veriyi 100 ile çarparak % işareti ile gösterir. 0,7 verisi bu biçimlendirme ile 70 % şeklini alır. Virgül: Sayısal veriyi binlik ayraçlar ve 2 ondalık basamağıyla görüntüler. Veri ondalıkta görüntülenmeyen 2 basamak ile birlikte kolayca okunabilecek biçim alır. 1000000 biçiminde görüntülenen veri 1.000.000,00 biçimini alır Ondalık artır, azalt: Ondalıklı görüntülenen verinin basamak sayısını artırır ya da azaltır. Girintiyi azalt, artır: Hücre içindeki veri, girintiyi artır seçeneği ile hücre içinde sağa doğru, girintiyi azalt seçeneği ile de hücre soluna doğru kaydırılır. Kenarlıklar: Açılan pencereden hücrelere seçilen biçime göre kenarlık eklenir. Seçili hücrelerin yalnızca bir yönüne(Sağ, sol, üst ya da alt) kenarlık koyulabileceği gibi, seçimin çevresi ya da seçimin içinde kalan tüm hücrelerin 4 çevresine kenarlık eklenebilir. Vurgu: Hücre arka plan rengi değiştirilir. Yazı Tipi Rengi: Yazı rengi değiştirilir. Hücre Etiketlerini Değiştirmek. Hücre etiketleri ad kutusundan değiştirilebilir. Excel’in bu özelliğini işlevsel olarak kullanmak kolaylık sağlar. Hazırlanan büyük tablolarda önemli olan hücrelere içeriğiyle ilgili adlar verilerek istenen hücreye kolayca ulaşım sağlanır. Hazırlanan büyük tablonun AN616 etiketli hücresinde sonucun olduğunu varsayalım. Bu hücreye ulaşmak için onlarca kez tuşlara basmak ya da fareyle kaydırma çubuklarını kullanmak yerine AN616 etiketli hücre etkinken fareyle Ad Kutusuna tıklayıp istenen ad yazılır. Bu hücrenin yapılan tüm işlemlerin sonucu olduğunu kabul edelim. Ad Kutusuna “Sonuç” yazarak ‘enter’ tuşu ile adlandıralım. Artık Çalışma sayfasının herhangi bir yerindeyken ad kutusuna tıklayıp, “Sonuç” yazıldığında etkin hücre AN616 olacak, bu hücreye kolayca ulaşılacaktır. Bu şekilde adlandırılan hücreler, formüllerde hem adres etiketleri ile hem de verilen yeni adla yer alabilir. Excel’de Veri Biçimlerinin Sonuçları Excel’de veriler farklı biçimlerde işlendiği için kimi kolaylıklar sağladığı gibi kimi zaman hata veren sorunlara yol açar. Veri tiplerinin nasıl kullanıldığını bilmek hem bu özellikten yararlanmayı sağlayacak hem de çözüm üretecektir. Tarih hesaplamaları sayılara karşılık tutulur. Tarihlerin sayılara karşılık tutulması bize gün hesaplamalarını kolayca yapmayı sağlar. Vade bitiş tarihi, faiz hesaplamalarında bu özellikle kolayca işlem yapılır. Bu özelliğe ilişkin iki örnek, resimdedir. Önce 31.12.2002 tarihinde Cumhuriyetin kuruluşunun kaçıncı günü olduğunu hesaplatalım. A1 hücresine 31.12.2002, A2 hücresine Cumhuriyetin ilan edildiği 29.10.1923 tarihleri yazılır. A3 hücresine [=A1-A2] formülü yazılır. A3 hücresinin hücre biçimi Biçim-Hücreler… menüsünden sayıya dönüştürülür. Geçen gün sayısı 28.918. Dkinc i örnekte 10.12.2002 tarihinde verilen bir borç için 60 günlük senet hazırlanacağı düşünülmüştür. Tarih, C1 hücresine, eklenecek gün sayısı, C2 hücresine girilmiş, C3 hücresinde de bu iki hücre [=C1+C2] toplanmıştır. Sonuç 08.02.2003 tarihidir. Benzeri bir hesaplama saat için de söz konusudur. Saat ondalık basamaklı sayılar olarak sayısal karşılık bulur. 0,25 06.00’ya 0,5 12.00’ye 0,75 18.00’e karşılık gelir. 19.57 gibi dakika ayrıntısı olan bir zamanı 0,83125 ile tanımlar. Bu hesaplamanın tümü 60 dakikalık 24 saatin toplam 1440 parçalık bir payda oluşturduğu üzerinedir. Hücre birleştirme Excel’de biçimsel olarak hazırlanacak formlar söz konusu olduğunda en büyük gereklilik alt alta ya da yan yana gelen farklı boyutlarda hücrelerdir. Excel’in Biçimlendirme Araç Çubuğundaki ‘Birleştir ve Ortala’ düğmesiyle istenen sayıda hücre birleştirilir. Hücreleri birleştirmek için birleşmesi istenen hücreler seçilir ve ‘Birleştir ve Ortala’ düğmesi tıklanır. Resimde birleştir ve ortala özelliği kullanılarak bir stok kartı hazırlanmıştır. Yatay olarak; “BARDAK” yazılı B1, C1, D1, E1, F1 ve G1 hücreleri, “Giren Mal” yazılı B2, C2, D2 hücreleri, “Çıkan Mal” yazılı E2, F2, G2 hücreleri birleştirilmiş, Dikey olarak, “Tarih” yazılı A2, A3 hücreleri birleştirilmiştir. Resimde dikey olarak birleştirilmiş A2 ve A3 hücreleri etkindir. Birleştirmede sol ve üstte olan hücre etiketi birleşmiş hücrenin etiketi olduğundan Ad kutusunda A2 etiketi görüntülenir. Birleştirme işlemi hem yatay, hem dikey, hem de yatay ve dikey birlikte yapılabilir. A1, B1, C1, A2, B2, C2 hücrelerinden oluşan 6 hücrelik bir hücre oluşturulabilir. Birleştirilmiş hücreleri ayırmak Birleştirilmiş hücreler tek bir hücre biçimini almıştır. Birleştirilmiş hücre seçiliyken Biçim–Hücreler… menüsüyle biçimlendirme sekmelerine ulaşılır. Hizalama sekmesinde Metne ilişkin tüm biçimlendirmeler yer alır. Metin Denetimi bölümünde ‘Hücreleri birleştir’ (resimde olduğu gibi) onay kutucuğu işaretlidir. Bu onay imi kaldırıldığında hücreler eski biçimine dönecektir. Yine seçilen hücreleri birleştirmek için bir başka yöntem olarak bu sekmedeki kutucuk kullanılabilir. Hücre biçimlendirme Excel’de verinin biçimlendirilmesi dışında bir biçimlendirme de hücre için söz konusudur. Biçimlendirme araç çubuğunda yer alan düğmelerle kolayca yapılan yazı tipi, boyutu, rengi, kenarlık gibi biçimlendirmeler dışında da hücre ve içeriği ile ilgili biçimlendirmeler yapılabilir. Biçim–Hücreler… menüsünde hücre biçimlendir penceresi açılır. Bu pencerede 6 farklı biçimlendirme sekmesi bulunur. Yukarıdaki resimde görüldüğü gibi, Sayı, Hizalama, Yazı Tipi, Kenarlık, Desenler Koruma sekmeleri biçimlendirme seçeneklerini oluşturur. Sayı sekmesinin hücredeki veri biçimlerini belirlediği “Excel Hücrelerine Veri Girişi” başlığı altında anlatıldı. Hizalama Hücrelerdeki verinin hücre için duruşunu belirleyen sekmedir. Hizalama sekmesinin ‘Birleştirilmiş Hücreleri Ayırmak’ başlığında yer alan resme göre incelendiğinde Yatay menüsünde Biçimlendir Araç Çubuğunda yer alan sağa, sola hizala ve ortala seçenekleri yer alır. Araç Çubuğunda yer almayan iki yana yaslama özelliği bu menüde bulunur. Birden fazla hücreye ortalanması gereken veriler için, ortalamak istenen hücreler seçildikten sonra ‘Seçim Arasında Ortala’ seçilir. Doldur seçeneği ile hücre tüm uzunluğuyla verilen karakter ile doldurulur. Hücrenin genişliğinin değiştirilmesi bu hücrenin bu karakter ile dolu oluşunu değiştirmez. Bu özellikle (%), (x), (&), (+) gibi karakterlerle hücreyi dolduran çizgiler yaratılacağı gibi, harfler ve sözcüklerle de hücreler doldurulur. Solda “Sdü” harfleriyle doldurulmuş bir hücre, sağda ise aynı hücrenin genişletilmiş biçimi yer almaktadır. Her ikisinde de etkin hücre görünen C1 hücresidir. Formül çubuğunda her ikisinde de yalnızca bir kez “Sdü” yazıldığı görünmektedir. Dikey hizalama ile yazı tipi boyutundan yüksek hücrelerde yazının dikey olarak görüntüleneceği yer belirlenir. Dört seçenekli menüde, birden fazla satır yer alan hücreler için, ‘Dki yana yasla’ seçeneği satırları yukarı ve aşağı eşit olarak dağıtır. Yönlendirme, hücre içindeki veriyi açı ile yazma olanağı sağlar. Yukarı-Aşağı butonu ile girebileceğiniz açı, fare ile saat biçimindeki açı kutucuğundan sürükle-bırakla da verilebilir. Dki yönde belirlenebilecek açı (90, -90) arasında 180 o verilebilir. Resimde bir hücre + 45 derecelik açı ile biçimlendirilmiştir. 45 o açı hücrenin sağ ucunu açı kadar yükseltir. Metin denetiminde, genişliği hücreye sığmayan verinin hücre genişliği artırılmadan ne şekilde biçimlendirileceği belirlenir. Metni Kaydır onay kutucuğu ile bir hücreye sığmayan veri, hücre yüksekliği artırılarak sığdırılır. Resimdeki B1 hücresinde “Sığmayan Metin” sütunun genişliği değiştirilmeden, iki satır haline getirilip, hücreye sığdırılmıştır. Uyacak şekilde daralt onay kutucuğu, veriyi hücre genişliğine sığacak biçimde küçültür. Yazı tipi boyutu hücre genişliğine bağlı olarak değişir. Daha sonra yapılan hücre genişliği değişiklikleri de yazı tipi boyutunu değiştirir. Resimde B2 hücresinde “Sığmayan Metin” sığacak biçimde küçültülmüştür. Hücreleri Birleştir onay kutucuğu, B3 ve C3 seçildikten sonra işaretlenmiştir. B3 hücresine “Sığmayan Metin” birleştirilen B3, C3 hücrelerinde görüntülenmiştir. Resimde etkin olan hücre, birleştirilmiş ve B3 adını almış B3, C3 hücreleridir. Yazı Tipi Excel’de metinleri biçimlendirmekte Biçim–Hücreler… menüsünün Yazı Tipi sekmesi kullanılır. Yazı Tipini biçimlendirmeye ilişkin tüm öğeler bu sekmede yer alır. Seçilen hücreler ya da karakterler Önizlemede görüntülenerek biçimlendirilir. Yazı Tipi sekmesi biçimlendirmeye ilişkin 5 seçenek sunar. Menü biçiminde seçim yapma olanağı veren Yazı Tipi, Tazı Tipi Stili, Boyut, Alt çizgi ve Renk seçenekleri dışında onay kutucukları ile efektler verilir. Resimde menüler ve onay kutucukları ile biçimlendirmeye örnek Önizlemede görünmektedir. Hücre içinde Alt Simge ya da Üst Simge olarak yazılması gereken karakterler de efektlerden seçilir. Kenarlık Excel’in kenarlık sistemi hücrelere yerleştirilecek kenarlıkları belirlemek üzeredir. Biçim–Hücreler… menüsünde kenarlık sekmesi ile hücrenin hangi kenarının hangi çizgi ile biçimlendirileceği belirlenir. Kenarlık belirleme, önce stil ve renk belirlenerek ardından fare ile istenen kenara tıklama ile yapılır. Resimde seçilen tüm alanın çevresi kalın çizgi ile, seçim içinde kalan satırların arası kesikli çizgiyle, sütunların arası ise ince çizgi çizecek şekilde belirlenmiştir. Belirlenen biçimde verilmiş kenarlık Excel hücrelerine resimdeki gibi yansır; Kalın çizgi ile çerçeve, yatay kesikli çizgiler, dikey ince çizgi. Desenler Hücrelerin art alanı(Yazının arkasında alan) renk ve desenlerle doldurulabilir. Desenler menüsünden seçilen renk ve desenlere örnekten izlenerek istendiği gibi biçimlendirilir. Resimde görüldüğü gibi yatay, dikey çizgili ya da noktalı desenlerle hücreler dikkat çekici şekilde biçimlendirilebilir. Koruma Bir hücreye ilişkin değerler, formüller ya da biçimlendirmeler değiştirilmemesi için korunabilir. Biçimlendirme de bir sekme olarak sunulan koruma iki onay kutucuğundan oluşur. Çalışma sayfası Araçlar – Koruma – Sayfayı Koru menüsünden açılan pencerede içerik, nesneler, senaryolar onay kutucuğu ile seçilerek (Dstendiğinde şifre ile ) koruma altına alınır. Kilitli onay kutucuğu seçili hücreler hiçbir biçimde değiştirilemez, Gizli onay kutucuğu seçili hücrelerde formüller de görüntülenmez. Çalışma sayfası koruma altına alındığında tüm hücrelerin kilitleneceği varsayılarak hücreler doğrudan kilitli olarak gelir. Kilitli olması istenmeyen hücreler belirlenerek sayfa koruma altına alınır. Excel’de Özel Listeler(Seriler) Oluşturmak Excel’de sıralı girilecek veriler için kural oluşturarak seriler yaratmak olanaklıdır. Sayısal verilerde kural oluşturmak için önce her hücre arasındaki farkı belirtecek kadar(en az iki hücre) veri girmek gerekir. Veri girilen hücreler seçildikten sonra sağ alt köşeden fare sol tuşu ile sürükle bırak yöntemiyle seri artırılır. Serinin sonlanması istenen yerde fare bırakılır. Seri sayılarla olduğu gibi Excel’de tanımlanmış listelerle de oluşturulabilir. Araçlar– Seçenekler… menüsünde Özel Listeler sekmesinde tanımlı listeler görüntülenir. Varsayılan olarak; günler, aylar ve bunların kısaltılmış biçimleri yüklüdür. Bu listelere istendiğinde sürekli kullanılan başka seriler de eklenir. Özel listelerde yer alan gün ve ay listeleri yalnızca bir veri ile çoğaltılabilir. Resimdeki örnekte günlerin kısaltması olarak Pzt, ay isimlerinden Ocak seçildi. Dkinci resimde seri oluşturulduğunda gün ve aylar sıralı olarak yer almıştır. Sayısal verilerdeyse kural oluşturulmuş, artış aralığı verilmiştir. Resimde birer birer, beşer beşer artan iki sayısal seri dışında bir de sözcükle birlikte yer alan sayısal verilerden de seri oluşturulmuştur. Excel’de Taşıma ve Kopyalama Seçilen hücreler Kes yapılarak panoya alınır. Kes yapıldığında seçili hücreler hareketli bir çerçeve ile belirtilir. Hedeflenen yerde Yapıştır yapılarak taşıma işlemi gerçekleştirilir. Kes işlemi için (Ctrl + X), Yapıştır işlemi için (Ctrl + V) kısayolları kullanılır ya da Düzen menüsü, fare sağ tuş menüsü, Standart Araç çubuğu seçenekleri ile yapılabilir. Ayrıca seçileni sürükleyip, bırakarak taşıma yapılabilir. Kopyalama Seçilen hücreleri çoğaltmak için yapılan işlemdir. Öncelikle kopyalanacak hücreler seçilerek “Kopyala” yapılır, veri panoya alınır. Seçilen hücreler hareketli bir çerçeve ile belirtilir. Etkin hücre kopya eklenecek yere getirildikten sonra “Yapıştır” yapılır. Kopyala işlemi için (Ctrl + C), Yapıştır işlemi için (Ctrl + V) kısayolları kullanılır ya da Düzen menüsü, fare sağ tuş menüsü, Standart Araç çubuğu seçenekleri ile yapılabilir. “Yapıştır” işlemi yapıştır seçeneklerinden biriyle yapıldığı sürece kopyası çıkarılan hücrelerin çevresindeki hareketli çerçeve ortadan kalkmaz. Bu da birçok kez kopya çıkarmayı sağlar. Kopyalama seçiminden çıkmak için son yapıştır işlemi ‘Enter’ tuşu ile yapılır ya da ‘Esc’ tuşuna basılır. Seçilen hücreler (Ctrl) tuşu ile birlikte sürükle – bırak yapılarak kopyalama yapılabilir. Excel’de seri oluşturma biçiminde de kopyalama yapılabilir. Seçilen hücreler sağ alt köşeden tutulup sürüklenerek, sürüklendiği yönde kopyalanır. Excel, taşımada veriyi (formül bile olsa) olduğu gibi, değiştirmeden taşır. Ancak formül kopyalamada farklı bir yöntem izlenir. Seri oluştururken olduğu gibi, kopya yaratılan yönde seri sırasına göre kopyalar yaratır. Bu biçim elektronik tablolar yaratma mantığı içinde doğrudur. Dlkokul öğrencilerinin kullandığı gibi bir çarpım tablosu hazırlayalım. Örneğin; C1 hücresinde yazan =A1*B1 formülü, bir alta C2 hücresine kopyalandığında formül =A2*B2 biçimini alır. Formüldeki değişim, kopyalandığı C10 hücresinde =A10*B10 olmuştur. Bir sütunda kopyalama yapıldığında formüller kaydırılan satır kadar değiştirilmiştir. Excel formül kopyalama sırasında harflerde de alfabetik sırayı izleyerek kaydırma yapar. Bunun için aynı çarpım tablosunu yatay olarak düzenleyelim. Bu kez A3 hücresindeki formül olan =A1*A2 kopyalamada sütun adları değişerek B3’te =B1*B2, J3’te =J1*J2 olacaktır. Kopyalamada formül, kaynak alınan hücre etiketiyle, hedef hücre arasındaki fark kadar satır ve sütun sayısıyla değiştirilir. C3 hücresinde =A1*B2 formülü yazılı olduğunu varsaydığımızda; E6 hücresine kopyalanan formül, A1 için 3 alt satır ve 2 sağ sütun artırılır C4, B2 için 3 alt satır ve 2 sağ sütun artırılır D5 olur. Hedeflenen hücrede formül =C4*D5 olur. Formül Kopyalamada Değişmeyen Hücre Etiketi Elektronik tablolarda tüm hesaplamalarda değişmeyecek bir katsayı uygulanacağında kopyalamanın ardından formülleri düzeltmek gerekir. Hesaplama yaparken değişmesi istenmeyen bir adres yaratmak gerektiğinde değişmesi istenmeyen satır ya da sütunun başına $ işareti eklenir. Hem satır hem de sütunun değişmemesi isteniyorsa her ikisinin de başına $ işareti eklenir. Bir işyerinde personel ücretleri % 20 artırılacaktır. Her kadro için eski ücretiyle artış oranı çarpılacaktır. Artış oranı A2’ye yazılmıştır. C3 hücresinde Müdür kadrosu için artışlı ücret hesaplama formülü olarak =B3*A2 yazılması gerekir, ancak bu formül diğer hesaplamalar için kopyalanacağından artış oranının olduğu A2 hücresi $A$2 biçiminde yazılmıştır. Kopyalama sonunda C6 hücresindeki formül, formül çubuğunda görüldüğü gibi değişmiş, B3 B6 olmuş, $A$2 bölümü değişmemiş, =B6*$A$2 biçimini almıştır. Dşlevler(Fonksiyonlar) Excel’de kolay matematiksel işlemler yapmanın dışında işlevler ile ayrıntılı formüller oluşturulur. Ekle–Dşlev ... menüsünden ya da standart araç çubuğu Dşlev yapıştır düğmesi ile işlevlerin tümüne ulaşılır. Çalışma sayfasının üzerinde açılan Dşlev Yapıştır p enceresi çeşitli gruplar altında toplanmış yaklaşık 250 işlev sunar. Finansal, Tarih ve Saat, matematik ve Trigonometri, Dstatisti ksel, Arama ve Başvuru, Veritabanı, Metin, Mantıksal, Bilgi başlıkları altındaki işlevlerin kullanım mantığı ve biçimleri işleve göre değişir. Dşlev yapıştır penceresinden seçim yapılabildiği gibi, sürekli kullanılan işlevler klavyeden yazılarak kullanılabilir. Dşlev Mantığı Resimde A1 hücresi etkinken Dşlev Yapıştır penceres i açılmış, pencere açıldığında A1 hücresinde = çıkmıştır. Kullanılacak işlev seçildiğinde, işlevin türüne göre girilmesi gereken verilerin yer aldığı ikinci bir pencere daha açılır. Açılan pencerede işlev hakkında ayrıntılı bilgi, girilen verilerle oluşan sonuç görüntülenir. Basit bir işlev, eşittir(=)’den sonra işlev ve parantez içinde() işlevin uygulanacağı alan ve diğer parametrelerden oluşur. =işlev(işlevin uygulanacağı alan;diğer parametreler) Matematik ve trigonometri işlevleri TOPLA Dşlevi TOPLA en kolay işlevlerden biridir. Belirlenen hücre aralığındaki tüm sayıları toplar. Sözdizimi TOPLA(sayı1, sayı2, ...) Topla işlevi seçildiğinde çıkan pencerede toplanacak hücrelere ilişkin veri girilir. Toplanacak C1’den C3’e kadar olan hücreler için Sayı1 alanına C1:C3 yazılır. Formül çubuğunda =TOPLA(C1:C3) olarak görüntülenir ve verilen iki hücre arasındaki tüm hücreler(Örnekte C1,C2,C3 hücreleri) toplanır. Formülün yazıldığı C4 hücresinde sonucu verir. Verilecek hücre aralıkları birden fazla olduğunda her biri ayrı parametre kabul edilir ve (;) ile ayrılır. 1 ile 30 arasında bağımsız değişken girilebilir. Değişkenler hücre etiketi olabileceği gibi resimde olduğu gibi doğrudan sayı da olabilir. E3 hücresinde =TOPLA(A1:A3;C1:C2;E1;35) formülü çerçeve içine aldığı hücreleri ve 35’i toplayıp, 135 sonucunu verir. Sayılar, mantıksal değerler ve sayının doğrudan bağımsız değişkenler listesine yazdığınız metin ifadeleri dikkate alınır. =TOPLA(3;2) eşittir 5 =TOPLA("3";2;DOĞRU) eşittir 6, çünkü metin değerleri sayılara çevrilir ve DOĞRU mantıksal değeri 1 sayısına dönüştürülür. Bir bağımsız değişken, bir dizi ya da başvuru ise, o dizideki ya da başvurudaki yalnız sayılar dikkate alınır. Dizideki ya da başvurudaki boş hücreler, mantıksal değerler ve hata değerleri dikkate alınmaz. Hata değerleri ya da sayıya çevrilemeyen metin olan bağımsız değişkenler hatalara yol açarlar. YUVARLA Dşlevleri Yuvarla işlevi belirlenen ondalık basamağı hesaplamalardan çıkarmayı sağlar. Ondalık azalt ve artır ile yapılan değişiklikler görsel bir değişiklik yaratır, sayısal değeri değiştirmez. Bir sayının belirlenen ondalık basamağından sonrasını değerlendirmeden çıkarmak için YUVARLA işlevi kullanılır. Sözdizimi YUVARLA(sayı;sayı_rakamlar) Sayı_rakamlar, ondalıktan sonra değerlendirmeye alınacak basamak sayısını belirler. Resimde 22 7’ye bölünmüştür. Dşlemin sonucu 3,142857 olarak görüntülenmiştir. Ondalık artır düğmesinden görüntülenen basamak sayısı artırıldığında Bu işlemin sonucunun devirli olduğu, devredenin 142857 olduğu görünür. Excel ondalıkta 14 basamaktan sonrasını hesaplamadığından sonraki basamaklar 0 olarak görüntülenir. Bu hesaplamada Yuvarla işlevini kullanıldığında; basamak sayısını 7 verildiğinde devamında görüntülenen tüm basamaklar 0 olarak görüntülenecektir. Basamakların değişikliğe uğramadan atıldığı görünür. Aynı işlemde basamak sayısı 5 verildiğinde sonuç farklı gelecektir. Ondalıktan sonra 5 basamak görüntülenmiş, ancak son basamak 5 değil 6 olarak görüntülenmiştir. Bunun nedeni 6. basamakta yer alan sayının 4’ten büyük bir sayı 7 olmasıdır. Yuvarlama işlemi yapılırken 0, 1, 2, 3, 4’e olan alt basamakların atılır, 5, 6, 7, 8, 9 olan basamaklar üste tamamlanır. AŞAĞIYUVARLA ve YUKARIYUVARLA YUVARLA işlevinde mutlaka aşağı ya da mutlaka yukarı yuvarlanması gereken ondalıklar için AŞAĞIYUVARLA, YUKARIYUVARLA işlevleri kullanılır. Sözdizimi(Dki işlev içinde aynıdır.) YUKARIYUVARLA(sayı;sayı_rakamlar) Sayı yukarı yuvarlamak istediğiniz herhangi bir gerçek sayıdır. Sayı_rakamlar sayıyı yuvarlamak istediğiniz basamak sayısıdır. Sayı_rakamlar 0 ise ya da belirtilmemişse, sayı yukarı doğru en yakın tamsayıya yuvarlanır. Sayı_rakamlar 0'dan küçükse, sayı yukarı doğru, ondalık virgülün soluna yuvarlanır. YUKARIYUVARLA(3,2;0) eşittir 4 YUKARIYUVARLA(76,9;0) eşittir 77 YUKARIYUVARLA(3,14159; 3) eşittir 3,142 YUKARIYUVARLA(-3,14159; 1) eşittir -3,2 YUKARIYUVARLA(31415,92654; -2) eşittir 31500 Biraz önceki örnekte yuvarla işlevinin üste tamamladığı basamak AŞAĞIYUVARLA işlevi ile sonraki basamaklar atılmış hale getirilir. YUKARIYUVARLA işlevi de bir önceki örnekte kullanıldığında atarak yuvarladığı basamağı üste tamamlar. TABANAYUVARLA ve TAVANA YUVARLA Sayıyı aşağı, sıfıra doğru, anlamın en yakın katına yuvarlar. Sözdizimi (Dki işlev içinde aynıdır.) TABANAYUVARLA(sayı; anlam) Sayı yuvarlamak istediğiniz sayısal değerdir. Anlam kendisine yuvarlamak istediğiniz kattır. Sayı'nın işaretinden bağımsız olarak, sıfırdan uzağa ayarlandığında bir sayı yuvarlanır. Sayı, anlamın tam bir katıysa yuvarlama olmaz. TABANAYUVARLA(2,5; 1) eşittir 2 TABANAYUVARLA(-2,5; -2) eşittir -2 TABANAYUVARLA(1,5; 0,1) eşittir 1,5 TABANAYUVARLA(0,234; 0,01) eşittir 0,23 Sıfırdan uzağa, anlamın en yakın katına yuvarlanmış sayıyı verir. Örneğin, fiyatlarda kuruşları kullanılmayacak ve ürünün fiyatı 4,42 TL.’yse, fiyatları en yakın 5 kuruşa yuvarlamak için =TAVANAYUVARLA(4,42;0,05) formülünü kullanılır. ROMEN Dşlevi Sayıları Romen Rakamına çevirir. Sözdizimi ROMEN(sayı;form) Sayı dönüştürmek istediğiniz sayıdır. Form istediğiniz Romen sayı tipini belirleyen bir sayıdır. Romen sayı biçemi Klasik'ten Basitleştirilmiş'e doğru gider ve form'un değeri arttıkça daha kısa olur. Aşağıdaki ROMEN(499;0) örneğinde 5 farklı formda görüntülenmiş biçimi gösterilmiştir. Form Tip ROMEN(499;0) eşittir "CDXCIX" ROMEN(499;1) eşittir "LDVLIV" ROMEN(499;2) eşittir "XDIX" ROMEN(499;3) eşittir "VDIV" ROMEN(499;4) eşittir "ID" ORTALAMA Dşlevi Bağımsız değişkenlerin ortalamasını (aritmetik ortalama) verir. Sözdizimi ORTALAMA(sayı1;sayı2; ...) Sayı1;sayı2; ... ortalamasını istediğiniz 1 ile 30 arasında sayısal bağımsız değişkendir. Bağımsız değişkenler, sayı ya da sayı içeren ad, dizi veya başvuru olmalıdır. Bir dizi ya da başvuru bağımsız değişkeni metin, mantıksal değer ya da boş hücre içeriyorsa, bu değerler gözardı edilir; ancak sıfır değerini içeren hücreler dahil edilir. Bir sınıfın vize sınavında elde ettiği başarıyı ölçmek için sınıfın vize not ortalaması hesaplayalım. 4 Öğrencinin vize notları C2’den C5’e kadar olan hücrelerde verilmiştir. C6 hücresinde ortalamayı hesaplayan formül yazılır. =ORTALAMA(C2:C5) Sonuç 4 hücredeki sayıların aritmetik ortalamasıdır. Araya bir satır eklenip, sayı girildiğinde formül ortalamaya bu sayıyı da ekleyecektir. Vize ve final notlarının tümünün ortalamasını hesaplamak için; =ORTALAMA(C2:C5;D2:D5) eşittir 22 , 53 Bu sınıftan ayrı vize sınavı olmuş ve sınavdan 63 almış bir kişinin daha notunu ortalamaya katmak gerektiğinde, noktalı virgül (;) ile ikinci sayı olarak formüle eklenir. =ORTALAMA(C1:C5;63) eşittir 59 Mantıksal Dşlevler Değerler ve formüller üzerinde koşullu sınamalar yürütmek için EĞER işlevi kullanılır. Belirttiğiniz koşul DOĞRU olarak değerlendirilirse bir değer, YANLIŞ olarak değerlendirilirse başka bir değer verir. Sözdizimi EĞER(mantıksal_sınama,doğru_değer,yanlış_değer) Mantıksal_sınama; Sınanacak koşul belirlenir. Bir karşılaştırma işleci ile iki değerin eşit(=),küçük(<), küçük eşit(<=), büyük(>), büyük eşit(>=) ya da eşit değil(<>) oluşu gibi sınamalar yapılır. Eğer_doğruysa_değer: Sınanan koşul DOĞRU ise verilen değerdir. Mantıksal_sınama DOĞRU ise ve eğer_doğruysa_değer belirtilmemişse, DOĞRU verilir. Eğer_doğruysa_değer başka bir formül olabilir. Eğer_yanlışsa_değer Mantıksal_sınama YANLIŞ ise verilen değerdir. Mantıksal_sınama YANLIŞ ise ve eğer_yanlışsa_değer belirtilmemişse, YANLIŞ verilir. Eğer_yanlışsa_değer başka bir formül olabilir. Daha ayrıntılı testler oluşturmak için, eğer_doğruysa_değer ve eğer_yanlışsa_değer bağımsız değişkenleri olarak en fazla yedi EĞER işlevi iç içe kullanılabilir. Bir gider işlem tablosunun, D2:D4'te Ocak, Şubat ve Mart için şu veriyi içerdiğini varsayalım; 1500, 500, 500. E2:E4’e aynı dönemler için "Tahmini Giderler" girilmiştir; 900, 900, 925. Belirli bir ayda bütçe dışına çıkıp çıkmadığınızı kontrol etmek için, aşağıdaki örnekte değişken sonuç için formül hazırlanabilir. EĞER(D2>E2;"Bütçeyi aşıyor.";"Bütçenin altında.") sonuç"Bütçeyi aşıyor." EĞER(D3>E3;"Bütçeyi aşıyor.";"Bütçenin altında.") sonuç"Bütçenin altında." Dil sınavına girmiş kişilerin sınav sonucuna göre harf dereceleri atanacaktır. Puanlara göre atanacak harfler tablo olarak hazırlanmıştır. 89'dan büyük A 80 ile 89 arası B 70 ile 79 arası C 60 ile 69 arası D 60'dan küçük E Bu tablodaki verileri EĞER işleviyle koşullayabilmek için birden fazla EĞER iç içe kullanılır. =EĞER(D2>89;"A";EĞER(D2>79;"B";EĞER(D2>69;"C";EĞER(D2>59; "D";"E")))) Bu örnekte, ikinci EĞER tümcesi aynı zamanda ilk EĞER tümcesinin eğer_yanlışsa_değer bağımsız değişkenidir. Aynı şekilde, üçüncü EĞER tümcesi de, ikinci EĞER tümcesinin eğer_yanlışsa_değer bağımsız değişkeni olur. Örnekte, ilk koşul (Ortalama>89) DOĞRU'ysa, "A" verilir. Dlk koşul YANLIŞ'sa ikinci EĞER tümcesi değerlendirilir, ikinci EĞER tümcesi de içinde bir (Ortalama>79) DOĞRU ve içinde başka EĞER tümceleri taşıyabilecek YANLIŞ olasılığını içerir. Son koşula kadar aynı biçimde formül kendini yineler. VE Dşlevsel Bağlacı Tüm bağımsız değişkenleri DOĞRU'ysa DOĞRU'yu verir; bir ya da daha fazla bağımsız değişkeni YANLIŞ'sa YANLIŞ'ı verir. Sözdizimi VE(mantıksal1;mantıksal2; ...) Mantıksal1;mantıksal2;... DOĞRU ya da YANLIŞ olabilen, test çevirmek istediğiniz 1 ile 30 arası koşuldur. Bağımsız değişkenler, DOĞRU veya YANLIŞ gibi mantıksal değerler oluşturmalı veya mantıksal değerler içeren diziler veya başvurular olmalıdır. Bir dizi ya da başvuru bağımsız değişkeni metin ya da boş hücreler içeriyorsa, bu değerler gözardı edilir. VE(DOĞRU; DOĞRU) eşittir DOĞRU VE(DOĞRU; YANLIŞ) eşittir YANLIŞ VE(2+2=4; 2+3=5) eşittir DOĞRU C1 1 ile 100 arasında bir sayı içeriyorsa: VE(1=60;D2>=60);"GEÇTD";"KALDI") olacaktır. Aynı komutu bu kez VE bağlacı kullanmadan yazalım. Bu kez daha önce anlatıldığı gibi birden fazla EĞER’i iç içe kullanmak gerekecektir. =EĞER(C2>=60;EĞER(D2>=60;"GEÇTD";"KALDI");"KALDI") Veri Süzme Veri tablosunda istenilen veriyi diğerinden ayırmak için süz kullanılır. Süz’ü kullanmak için önce veri olan hücrelerden biri etkinken Veri – Süz – Otomatik Süz menüsünden Süzgeç eklenir. Süzgeç eklenen verilerin üst bölümünde aşağı doğru oklar olarak görüntülenir. Oklara fare ile tıklandığında aynı biçimde girilmiş verilerden oluşan menü sıralanır. Örnekte, Kitap Topluluğu üyelerinin bilgilerinden 21 kişilik bir veri listesi hazırlanmıştır. Bu listeye Otomatik süz ile süzgeç eklenmiştir. Kitap Topluluğu bundan sonraki çalışma planlarını yaparken süzgeçten yararlanarak herhangi bir veriye göre listeleri kolayca hazırlayabilir. Öncelikle ilgi alanlarına göre birlikte çalışacak grupları belirlemek gerektiğinde; ilgi alanı sütununun başındaki oka fare ile tıklandığında Dlgi alanında yer alan üç tür(Deneme, Öykü ve Şiir) ve genel süz seçenekleri sıralanır. Bu seçeneklerden biri (Örn; Deneme) seçildiğinde Dlgi alanı Deneme olan üyeler diğer bilgileri ile birlikte sıralanır. Bu süz işleminin ardından Deneme ile ilgilenenlerden Mühendislik Mimarlık Fakültesinde okuyanlar için ayrı bir grup oluşturmak istendiğinde Okul süzgeç’inden MMF seçilir. Oluşan yeni liste aşağıdaki resimde olduğu gibi MMF’de okuyanlar ve ilgi alanı Deneme olanların listesidir. Veri süzerken (Özel…) seçeneği ile açılan pencerede süzme ölçütlerinden biriyle koşul belirleyerek süzme yapılabilir. Sayısal verilerde küçük, büyük, küçük eşit gibi karşılaştırmalar yapılabilir. Metin verileri içinde yine (?) ve (*) karakterleriyle süzme yapılabilir. Topluluğumuzda en az 3 yıl yer alacağını düşündüğümüz öğrencilerle bir grup çalışması yapacağımızı düşünürsek; önce Sınıf 1 ve 2 olan öğrencilerden seçmeliyiz grubumuzu. Bunun için sınıfı küçüktür 3 seçeriz. Sonuç olarak 1 ve 2 sınıfta okuyanlar listelenir. Bu kez aynı listeden 2 yıllık okullarda okuyanları çıkarmak gerekecektir. Eşit değil IMYO süzmesiyle birlikte, 3 yıl okuyacak olan üyelerin listesi elde edilmiş olur. Özel süz kullanırken bir sütuna ilişkin birden fazla koşul parametrelerle(Ve, veya) verilebilir. Excel’le Grafik Çizme Excel’de veriler kolayca bir grafik biçimine dönüştürülebilir. Grafik için grafik sihirbazı kullanılır. Grafik, verilerin tablo biçiminde Excel’e girilmesiyle kolayca hazırlanır. Hazırlanmış bir grafiğin biçimi ya da verileri menüler aracılığıyla kolayca değiştirilir. Grafik çizimi ve biçimlendirmeyi, işletme bilimine giriş derslerinin konusu BAŞABAŞ GRAFDĞD ile örnekleyelim . Başabaş grafiğimiz için verilerimiz; Birim satış fiyatı 10.- TL. Birim Değişir Gider 4.- TL. Toplam Değişmez Gider 60.000.- TL. Bu veriler ışığında tablomuzu oluşturalım. Başabaş Noktası = 000 . 10 4 10 000 . 60 = - birim üretim. Başabaş Noktası = 000 . 100 10 4 1 000 . 60 = - TL.’lik satış. Başabaş noktasına 10.000 birimde ve 100.000 TL.’lik satışta varacağımızı hesapladık. Bunu bir Excel Tablosuna aktaralım. Resimde oluşturulan sütunlar gösterilmiştir. Formüller; C2 hücresinde, =A2*B2 E2 hücresinde, =A2*4 F2 hücresinde, =D2*E2 Formüller alt alta 11 hücreye kopyalanmıştır. Verileri oluşturulan tablodan grafiğe dönüştürmek için Grafik sihirbazı kullanılır. Ekle-Grafik menüsünden ya da Standart Araç Çubuğunda Grafik düğmesinden sihirbazın ilk adım penceresi açılır. Grafik Biçimi seçilir. Dki sekme altında gruplandır ılmış grafik türleri yer alır. Sihirbaz başlık çubuğundan hangi adımda olduğu izlenebilir. Standart türler; Sütun, Çubuk, Çizgi, Pasta, XY(Dağılım), Alan, Halka, Radar, Yüzey, Kabarcık, Hisse Senedi, Silindir, Koni, Piramit biçimleri ve alt seçenekleri görüntülenir. Özel türler; 2 Eksenli Çizgi, 2 Eksenli Çizgi Sütun, 3-B Sütun, Alan Bloğu, Çizgi Sütun, Düz Çizgi, Kayan Çubuk, Koni, Logaritmik, Mavi Pasta, Parlak Çubuk, Pasta Dilimi, Renk Yığını, Siyah Beyaz Alan, Siyah Beyaz Çizgi Zaman, Siyah Beyaz Pasta, Siyah Beyaz Sütun, Sütun Alan, Tüp. Başabaş grafiği için Özel Türler sekmesinde Düz Çizgi türü seçilip, ileri düğmesi ile sihirbazın 2. adımına geçilir. Dkinci adımda, iki sekmeli bir penceredir. Dlki, Ve ri Aralığı sekmesidir. Bu sekmede grafik verilerini belirleyen Satırlar, Sütunlar ve Veri Aralığı seçimleri yapılır. Veri aralığı tüm verileri içine alan çerçeveyi belirler. Satırlar, sütunlarla da çerçeve içindeki verilerin işlenme biçimi yatay ya da dikey olarak seçilir. Grafikte Veri aralığı, Sayfa2 içinde seçili A1:F12 hücreleri olarak belirlenmiş. Hücre etiketleri, kopyalama gibi işlemlerde değişmemesi için $ işaretleriyle gösterilmiştir. Veriler dikey seriler(Sütunlar) olarak seçilmiş. Dkinci sekme; Seriler sekmesinde, grafikte yer alma sı istenen seriler dışındakiler Faaliyet Hacmi, Birim Fiyat, Birim Değişir Gider sil düğmesi ile silinir. X ekseni etiketleri için A2:A12 arası seçilir. Dleri düğmesi ile 3. adıma geçilir. 3. Adım, grafikte eklenecek verilerin ve grafikte verilerin görüntüleniş biçimi ile ilgili seçimleri içerir. Başlıklar sekmesiyle Grafiğe ve eksenlere ad verilebilir. Eksen biçimlendirmeleri, kılavuz çizgiler eklemek, göstergenin görünmesi ve görüneceği yer, veri tablosu gibi bir çok seçenek düzenlenir. Son adımda grafiğin yeri belirlenir. Dstendiğinde y eni bir sayfa olarak hazırlanabilen grafik, çalışılan sayfaya nesne olarak da eklenir. Çalışma Sayfasında grafik seçildiğinde menü çubuğuna bir grafik seçeneği eklenir. Grafik menüsü seçenekleri ya da fare sağ tuş menüsü ile düzenleme ve biçimlendirmeler yapılır.